Magento als ERP: Kunden, Rechnungen, Aufträge, Angebote, Preise und Lager direkt im Admin

Ein ERP-System bildet die Abläufe eines Unternehmens ab: Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lager, Einkauf und mehr. Magento ist ein Shopsystem, das diese Abläufe zum Teil schon kennt, weil jede Bestellung im Shop einen Kunden, einen Auftrag, eine Rechnung, eine Lieferung und eine Bestandsbuchung erzeugt. Magento als ERP heißt, diese vorhandenen Bausteine im Admin so zu erweitern, dass kleinere Unternehmen ihre Arbeit dort erledigen können, ohne ein zweites System zu pflegen.

Gedacht ist das für Unternehmen mit überschaubaren Abläufen: Händler und Hersteller mit einem Shop, wenigen Mitarbeitern und dem Wunsch, nicht für ein ERP zu bezahlen, das sie nur zu einem Bruchteil nutzen. Auch B2B-Betriebe gehören dazu, wenn ihre Abläufe aus Kundenkonditionen, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen bestehen. Je einfacher die Abläufe, desto besser passt der Ansatz.

Der Vorteil liegt in der Einfachheit: ein System, ein Login, eine Datenbasis, keine Schnittstelle, die ausfallen kann, und keine Lizenz für ein zweites Programm. Der Preis ist, dass Magento kein vollständiges ERP ist. Wo es um Finanzbuchhaltung, Lohn oder Produktionsplanung geht, bleibt ein externes System die bessere Wahl, und wir sagen Ihnen das offen.

Wichtig ist uns die Ehrlichkeit über den Umfang: Wir bauen kein fertiges Produkt namens ERP in Magento, sondern erweitern den Admin dort, wo Ihr Alltag es braucht. Für die genannten Bereiche gibt es Erweiterungen, die wir bereits für Kunden umgesetzt haben und auf Anfrage an Ihre Abläufe anpassen.

Magento als ERP ist damit kein Schlagwort, sondern eine Arbeitsweise: Magento als ERP bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter morgens den Admin öffnen und dort Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Preise und Bestände finden. Wer Magento als ERP einführt, beginnt mit dem Bereich, der heute die meiste Handarbeit kostet, und erweitert von dort. Magento als ERP bleibt dabei updatefähig, weil wir auf den Standard aufsetzen. Bei Magento als ERP legen wir außerdem Wert auf Rechte, Sicherungen und eine saubere Übergabe an Ihr Team.

Bevor wir etwas erweitern, nutzen wir, was Magento im Admin schon kann. Das ist mehr, als viele erwarten.

Diese Grundfunktionen bleiben die Basis. Unsere Erweiterungen setzen darauf auf, statt es nachzubauen, und das hält die Lösung updatefähig. Welche Funktionen in Ihrer Magento-Version genau vorhanden sind, prüfen wir in der Bestandsaufnahme.

Dort, wo Ihr Ablauf mehr verlangt, als der Standard bietet, erweitern wir den Admin. Jeder Bereich hat eine eigene Seite mit Einzelheiten.

Die Tabelle hilft bei der Einordnung. Sie ersetzt keine Prüfung Ihrer Abläufe, zeigt aber, wo die Grenzen liegen.

Die Grenze verläuft nicht bei der Größe des Shops, sondern bei der Komplexität der Abläufe. Ein Händler mit tausenden Bestellungen und einfachen Abläufen ist mit Magento oft besser bedient als ein kleiner Betrieb mit Produktion, Lohn und mehrstufiger Lieferkette.

Magento als ERP reicht, wenn Ihre Abläufe im Kern aus Kunden, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Preisen und Lager bestehen und die Buchhaltung bei der Steuerberatung oder in einem einfachen Programm liegt. Es lohnt sich besonders, wenn Sie heute mit Tabellen und Papier neben dem Shop arbeiten oder ein ERP bezahlen, das Sie kaum nutzen.

Ein externes System ist besser, wenn Sie Produktion planen, Lohn abrechnen, mehrere Gesellschaften führen oder eine Finanzbuchhaltung im Haus brauchen. Es ist auch besser, wenn schon ein ERP im Einsatz ist, das gut läuft: Dann binden wir den Shop an, siehe die Seite zum Magento Connector. Beide Wege sind legitim, und wir beraten ehrlich, welcher zu Ihnen passt.

Ein Zwischenweg ist, mit Magento zu beginnen und später zu verbinden: Aufträge, Rechnungen und Lager laufen im Admin, und die Buchhaltung bekommt ihre Daten über eine Anbindung, siehe die Seiten zu DATEV und Lexware. So bleibt das Wachstum offen, ohne dass Sie früh für ein großes System bezahlen.

Wir bauen Erweiterungen als eigene Module nach den Standards von Magento, ohne Eingriffe in den Kern. Listen im Admin entstehen als Übersichten mit Filtern, Sortierung und Export, Masken zum Bearbeiten als Formulare mit Prüfungen, und Einstellungen legen Sie selbst im Admin fest, ohne dass jede Änderung eine Entwicklung braucht. Das hält den Shop updatefähig und lässt andere Entwickler später mitarbeiten.

Jede Funktion bekommt Berechtigungen. Im Admin lassen sich Rollen mit genau den Rechten anlegen, die eine Aufgabe braucht, sodass zum Beispiel der Vertrieb Angebote bearbeiten, aber keine Preise ändern darf. Zusätzlich lässt sich festhalten, wer wann was geändert hat, wenn Ihr Ablauf das verlangt.

Wir nutzen dabei, was Magento schon kann, statt es nachzubauen: Aufträge, Rechnungen, Kundenkonten, Preisregeln und Bestandsverwaltung gehören zum Standard und bleiben die Grundlage. Unsere Erweiterungen setzen darauf auf und ergänzen, was Ihr Ablauf zusätzlich braucht.

Diese Punkte sehen wir in Projekten immer wieder. Sie lassen sich planen, wenn man sie früh kennt.

• Zu viel auf einmal

  Alle Bereiche werden gleichzeitig angefasst, und nichts wird richtig fertig.

• Belege und Steuern

  Nummern, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung werden nicht mit der Steuerberatung geklärt.

• Rechte

  Jeder darf alles, und niemand weiß, wer etwas geändert hat.

• Datensicherung

  Es gibt keine regelmäßigen Sicherungen, obwohl der Admin jetzt das Herz des Betriebs ist.

• Umstieg ohne Daten

  Kunden, Preise und Bestände aus dem alten Ablauf werden nicht sauber übernommen.

• Zu große Erwartung

  Es wird ein Funktionsumfang wie bei einem großen ERP erwartet, den Magento nicht hat.

Wir halten den Einstieg bewusst kurz, damit Sie schnell sehen, ob und wie Ihr Ablauf im Admin abbildbar ist.

Die folgenden Konstellationen sind Beispiele aus der Praxis, keine Aussagen über bestimmte Kunden. Die erste ist ein kleiner Händler mit einem Magento-Shop, der Rechnungen in einem Textprogramm schreibt, Bestände in einer Tabelle führt und Kundendaten im Postfach sammelt. Hier ersetzen wir die drei Hilfsmittel Schritt für Schritt durch Funktionen im Admin, beginnend mit Rechnungen und Lager.

Die zweite Konstellation ist ein Hersteller mit B2B-Kunden, die eigene Preise haben und Angebote anfragen. Der Ablauf besteht aus Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung. Wir bilden ihn im Admin ab, mit Preislisten je Kunde und Angeboten, die in Aufträge übergehen, sodass nichts doppelt erfasst wird.

Die dritte Konstellation ist ein Betrieb, der ein teures ERP nur für Aufträge und Rechnungen nutzt. Hier lohnt der Vergleich: Was kostet das ERP über mehrere Jahre mit Lizenzen, Schnittstelle und Pflege, und was kostet die Erweiterung des Admins? Wir erstellen den Vergleich mit Ihnen, bevor Sie entscheiden, auch wenn das Ergebnis lautet, beim ERP zu bleiben.

In allen drei Fällen zahlt sich eine kleine Probe aus: Bevor der alte Ablauf abgeschaltet wird, arbeiten Ihre Mitarbeiter einige Tage parallel mit echten Beispielen im Admin und vergleichen das Ergebnis. Erst danach wird umgestellt. So zeigen sich Lücken früh und kosten wenig.

Wer Magento als ERP nutzen will, fragt zuerst nach dem Aufwand. Magento als ERP wird bei uns nach einer Bestandsaufnahme geschätzt, mit 30 Euro netto pro Stunde, und Sie sehen vorher, welche Bereiche den größten Nutzen bringen. Magento als ERP lässt sich in Etappen bauen, und Magento als ERP ist auch für B2B-Betriebe möglich. Ob Magento als ERP oder ein externes System besser passt, entscheidet am Ende Ihr Ablauf, nicht unsere Vorliebe.

Im Admin arbeiten mehrere Personen mit Geschäftsdaten, deshalb gelten klare Regeln. Jede Person bekommt eine Rolle mit genau den Rechten, die sie braucht, Zugänge gehören zu persönlichen Konten, und die Anmeldung im Admin lässt sich mit einer zweiten Stufe absichern. Zugangsdaten liegen nicht im Quellcode, sondern in der geschützten Konfiguration.

Beim Testen arbeiten wir mit Testdaten oder anonymisierten Daten, soweit möglich. Sobald Entwickler Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen, etwa Kundenkonten oder Bestellungen, braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das klären wir vor dem Start, damit Sie rechtlich sauber aufgestellt sind. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Eine Erweiterung im Admin ist kein einmaliges Projekt, sondern gehört zum laufenden Betrieb. Magento-Updates, neue Anforderungen und geänderte Abläufe verlangen Pflege. Deshalb gehört zur Planung eine Absprache, wie Updates getestet werden und wer sie freigibt. Die laufende Pflege lässt sich über einen Wartungsvertrag regeln, der Updates, Überwachung und Fehlerbehebung abdeckt.

Dokumentation ist Teil der Lieferung. Sie erhalten eine Beschreibung der Funktionen, der Rollen und der Einstellungen, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Erweiterung versteht und weiterführen kann. Quellcode und Zugänge liegen bei Ihnen, und Datensicherungen gehören zu jedem Betrieb.

Eine pauschale Zahl für Magento als ERP wäre unseriös, denn der Aufwand hängt von Ihren Abläufen ab. Er wird bestimmt von der Zahl der Funktionen, der Menge an Sonderfällen, den Rollen und Rechten und den Berichten, die Sie brauchen. Vieles gibt es für Kunden schon als Baustein, den wir auf Ihre Abläufe anpassen, und das senkt den Aufwand gegenüber einer Neuentwicklung.

Wir arbeiten mit einem offenen Stundensatz von 30 € netto, ohne Notfall-Aufschlag. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine schriftliche Schätzung, die die Funktionen einzeln ausweist, sodass Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern können. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen. Wir weisen diese Posten in der Schätzung getrennt aus, damit Sie die Lösung mit einem externen ERP über mehrere Jahre vergleichen können, einschließlich dessen Lizenzen und der Anbindung.

Zu einem ehrlichen Angebot gehört, die Grenzen zu nennen. Wir verkaufen kein fertiges ERP aus Magento, sondern erweitern den Admin nach Ihren Abläufen. Für die hier genannten Bereiche gibt es Erweiterungen, die wir bereits für Kunden umgesetzt haben und auf Anfrage an Ihre Abläufe anpassen. Es sind keine Produkte von der Stange mit Listenpreis, sondern Bausteine, die wir mit Ihnen zuschneiden.

Magento ersetzt kein vollständiges ERP mit Finanzbuchhaltung, Lohn oder Produktion. Wir sagen Ihnen offen, wann ein externes System sinnvoller ist, und binden es dann an, siehe die Seite zum Magento Connector. Kunden nennen wir nur mit deren Zustimmung, im Erstgespräch sprechen wir gern über vergleichbare Konstellationen.

Für Rechnungen und andere Belege gelten steuerliche Anforderungen, etwa an Nummern und Unveränderbarkeit. Wir geben keine Rechtsberatung, sondern setzen die mit Ihrer Steuerberatung vereinbarten Regeln technisch um. Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office, und sagen Ihnen früh, ob und wann wir Kapazität haben.