Magento Auftragsverwaltung: Aufträge bearbeiten, zuweisen und nachverfolgen, ohne Tabelle daneben

Die Auftragsverwaltung führt einen Auftrag vom Eingang bis zum Abschluss: Prüfung, Zahlung, Bereitstellung, Versand, Rechnung, gegebenenfalls Rückfragen und Retoure. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen und einen Zustand. Die Magento Auftragsverwaltung erweitern heißt, diese Schritte im Admin sichtbar und steuerbar zu machen, sodass keine zweite Liste nötig ist.

Typische Wünsche sind eigene Status, die Ihren Ablauf abbilden, eine Zuweisung an Mitarbeiter, interne Notizen mit Zeitstempel, Sammelaktionen für viele Aufträge gleichzeitig, Lieferscheine und Kommissionierlisten sowie Filter, die auf einen Blick zeigen, was heute zu tun ist.

Für B2B-Betriebe kommen Aufträge hinzu, die nicht im Shop entstehen: telefonisch oder per Mail eingegangene Bestellungen, die ein Mitarbeiter im Admin anlegt. Auch diese gehören in dieselbe Liste und denselben Ablauf.

Die Magento Auftragsverwaltung ersetzt kein Produktionsplanungssystem. Sie deckt den Weg von der Bestellung bis zur Auslieferung ab, und wir sagen offen, wenn Ihr Ablauf, etwa mit Fertigung in mehreren Stufen, ein anderes System braucht.

Der Standard bietet eine solide Basis für den Shopbetrieb. Wir prüfen zuerst, wie weit sie bei Ihnen trägt.

Diese Funktionen reichen für viele Shops. Was fehlt, sind meist Zuständigkeit, strukturierte interne Notizen und Abläufe, die auf Ihre Arbeitsweise zugeschnitten sind. Welche Funktionen Ihre Version bietet, halten wir in der Bestandsaufnahme fest.

Welche Bausteine sinnvoll sind, hängt von Ihrem Ablauf ab. Typisch sind diese.

Die Tabelle zeigt, was im Standard vorhanden ist und was wir typischerweise ergänzen.

Je nach Version und installierten Erweiterungen kann der Standard abweichen. Wir prüfen das im Vorfeld und bauen nur, was wirklich fehlt.

Ein typischer Ablauf beginnt mit dem Auftragseingang. Der Auftrag erscheint in der Liste mit dem Status „neu“. Ein Mitarbeiter prüft Zahlung und Adresse und setzt den Status weiter. Danach wird Ware bereitgestellt, gegebenenfalls nachbestellt, und der Auftrag erhält einen Lieferschein. Nach dem Versand folgt die Rechnung, soweit sie nicht schon vorher erstellt wurde.

An jedem Schritt zeigt der Admin, wer zuständig ist und was als Nächstes ansteht. Rückfragen werden als interne Notiz festgehalten und bleiben am Auftrag, auch wenn der Mitarbeiter wechselt. Wartet ein Auftrag auf eine Antwort des Kunden, erscheint er mit Wiedervorlage in der Übersicht, sodass nichts vergessen wird.

Bei Retouren und Reklamationen läuft der Weg rückwärts: Der Auftrag bekommt einen Vermerk, die Gutschrift wird erstellt und der Bestand angepasst. Die Magento Auftragsverwaltung hält diese Schritte zusammen, damit Kundenservice, Lager und Buchhaltung dieselben Informationen sehen.

Auch der Kunde profitiert vom geordneten Ablauf. Statusmeldungen an den Kunden lassen sich an bestimmte Schritte koppeln, etwa „in Bearbeitung“, „versandbereit“ oder „versendet“, mit eigenem Text und optionaler Sendungsnummer. Rückfragen am Telefon beantwortet Ihr Team mit einem Blick in den Auftrag, statt in Mails und Listen zu suchen. Das spart Zeit und wirkt professionell.

Für die Planung zeigt die Übersicht, wie viele Aufträge in welchem Schritt stehen. Häufen sich Aufträge in „wartet auf Ware“, weiß der Einkauf, dass Nachschub fehlt. Häufen sie sich in „Zahlung prüfen“, liegt der Engpass in der Buchhaltung. Die Magento Auftragsverwaltung macht Engpässe sichtbar, bevor Kunden nachfragen.

Der Standard reicht, wenn ein bis zwei Personen alle Aufträge kennen, der Ablauf kurz ist und kaum Rückfragen entstehen. Dann genügen oft eigene Status und gute Kommentare.

Eine Erweiterung lohnt sich, wenn mehrere Mitarbeiter Aufträge bearbeiten, Zuständigkeiten klar sein müssen, Rückfragen häufig sind oder Aufträge außerhalb des Shops entstehen. Dann ersetzt die Erweiterung Tabelle und Zettel und verhindert, dass Aufträge liegen bleiben.

Wenn ein Warenwirtschaftssystem oder Fulfillment-Dienstleister die Aufträge ohnehin übernimmt, ist die Anbindung der bessere Weg. Dazu siehe Fulfillment und die Seite zum Magento Connector.

Wir bauen Erweiterungen als eigene Module nach den Standards von Magento, ohne Eingriffe in den Kern. Listen im Admin entstehen als Übersichten mit Filtern, Sortierung und Export, Masken zum Bearbeiten als Formulare mit Prüfungen, und Einstellungen legen Sie selbst im Admin fest, ohne dass jede Änderung eine Entwicklung braucht. Das hält den Shop updatefähig und lässt andere Entwickler später mitarbeiten.

Jede Funktion bekommt Berechtigungen. Im Admin lassen sich Rollen mit genau den Rechten anlegen, die eine Aufgabe braucht, sodass zum Beispiel der Vertrieb Angebote bearbeiten, aber keine Preise ändern darf. Zusätzlich lässt sich festhalten, wer wann was geändert hat, wenn Ihr Ablauf das verlangt.

Wir nutzen dabei, was Magento schon kann, statt es nachzubauen: Aufträge, Rechnungen, Kundenkonten, Preisregeln und Bestandsverwaltung gehören zum Standard und bleiben die Grundlage. Unsere Erweiterungen setzen darauf auf und ergänzen, was Ihr Ablauf zusätzlich braucht.

Bei der Magento Auftragsverwaltung achten wir auf Geschwindigkeit im Alltag. Wer täglich hundert Aufträge bearbeitet, braucht kurze Wege: Tastenfreundliche Masken, Sammelaktionen und Filter, die gespeichert werden können. Die Magento Auftragsverwaltung soll Arbeit abnehmen und nicht neue Klicks erzeugen.

Änderungen an Aufträgen werden protokolliert. Wer hat wann welchen Status gesetzt, wer hat eine Notiz geschrieben, wer hat die Zuständigkeit gewechselt? Dieses Protokoll hilft bei Rückfragen des Kunden und bei der internen Klärung.

Diese Punkte sehen wir bei Aufträgen häufig.

• Zu viele Status

  Niemand weiß mehr, was der Unterschied zwischen zwei Status ist.

• Keine Zuständigkeit

  Aufträge liegen, weil sich niemand verantwortlich fühlt.

• Notizen im Postfach

  Wichtige Absprachen stehen in Mails statt am Auftrag.

• Status ohne Regeln

  Aufträge springen beliebig, und Auswertungen werden unzuverlässig.

• Doppelte Erfassung

  Aufträge werden im Admin und in einer Tabelle gepflegt.

• Lager entkoppelt

  Der Bestand wird nicht mit dem Auftrag angepasst.

Wir halten den Einstieg bewusst kurz, damit Sie schnell sehen, ob und wie Ihr Ablauf im Admin abbildbar ist.

Die folgenden Beispiele sind Konstellationen aus der Praxis, keine Aussagen über bestimmte Kunden. Im ersten Fall bearbeiten drei Personen Aufträge eines Händlers und stimmen sich per Mail ab. Mit Zuweisung und internen Notizen sieht jeder, was der andere bearbeitet, und die Abstimmungsmails entfallen.

Im zweiten Fall nimmt ein Hersteller Bestellungen telefonisch an und legt sie in einer Tabelle ab. Wir führen sie als Aufträge im Admin, mit Kundenkonto, Konditionen und Rechnung, sodass nichts doppelt erfasst wird.

Im dritten Fall werden täglich viele Aufträge gleichzeitig freigegeben und gedruckt. Mit Sammelaktionen und einer Pickliste dauert das Minuten statt Stunden.

Wer Magento Auftragsverwaltung einführen will, fragt zuerst nach dem Aufwand. Magento Auftragsverwaltung schätzen wir nach einer Bestandsaufnahme, mit 30 Euro netto pro Stunde, und Sie sehen vorher, welcher Teil den größten Nutzen bringt. Magento Auftragsverwaltung lässt sich in Etappen bauen, und Magento Auftragsverwaltung ist auch für B2B-Betriebe möglich. Ob Magento Auftragsverwaltung im Admin oder ein externes System besser passt, entscheidet am Ende Ihr Ablauf, nicht unsere Vorliebe.

Nach dem Start beobachten wir die ersten Wochen mit und passen Status, Filter und Vorlagen an, wo der Alltag etwas zeigt, das in der Planung nicht sichtbar war. Die Magento Auftragsverwaltung wächst so mit Ihrem Betrieb, statt von Anfang an alles lösen zu müssen.

Im Admin arbeiten mehrere Personen mit Geschäftsdaten, deshalb gelten klare Regeln. Jede Person bekommt eine Rolle mit genau den Rechten, die sie braucht, Zugänge gehören zu persönlichen Konten, und die Anmeldung im Admin lässt sich mit einer zweiten Stufe absichern. Zugangsdaten liegen nicht im Quellcode, sondern in der geschützten Konfiguration.

Beim Testen arbeiten wir mit Testdaten oder anonymisierten Daten, soweit möglich. Sobald Entwickler Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen, etwa Kundenkonten oder Bestellungen, braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das klären wir vor dem Start, damit Sie rechtlich sauber aufgestellt sind. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Eine Erweiterung im Admin ist kein einmaliges Projekt, sondern gehört zum laufenden Betrieb. Magento-Updates, neue Anforderungen und geänderte Abläufe verlangen Pflege. Deshalb gehört zur Planung eine Absprache, wie Updates getestet werden und wer sie freigibt. Die laufende Pflege lässt sich über einen Wartungsvertrag regeln, der Updates, Überwachung und Fehlerbehebung abdeckt.

Dokumentation ist Teil der Lieferung. Sie erhalten eine Beschreibung der Funktionen, der Rollen und der Einstellungen, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Erweiterung versteht und weiterführen kann. Quellcode und Zugänge liegen bei Ihnen, und Datensicherungen gehören zu jedem Betrieb.

Eine pauschale Zahl für Magento Auftragsverwaltung wäre unseriös, denn der Aufwand hängt von Ihren Abläufen ab. Er wird bestimmt von der Zahl der Funktionen, der Menge an Sonderfällen, den Rollen und Rechten und den Berichten, die Sie brauchen. Vieles gibt es für Kunden schon als Baustein, den wir auf Ihre Abläufe anpassen, und das senkt den Aufwand gegenüber einer Neuentwicklung.

Wir arbeiten mit einem offenen Stundensatz von 30 € netto, ohne Notfall-Aufschlag. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine schriftliche Schätzung, die die Funktionen einzeln ausweist, sodass Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern können. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen. Wir weisen diese Posten in der Schätzung getrennt aus, damit Sie die Lösung mit einem externen ERP über mehrere Jahre vergleichen können, einschließlich dessen Lizenzen und der Anbindung.

Zu einem ehrlichen Angebot gehört, die Grenzen zu nennen. Wir verkaufen kein fertiges ERP aus Magento, sondern erweitern den Admin nach Ihren Abläufen. Für die hier genannten Bereiche gibt es Erweiterungen, die wir bereits für Kunden umgesetzt haben und auf Anfrage an Ihre Abläufe anpassen. Es sind keine Produkte von der Stange mit Listenpreis, sondern Bausteine, die wir mit Ihnen zuschneiden.

Magento ersetzt kein vollständiges ERP mit Finanzbuchhaltung, Lohn oder Produktion. Wir sagen Ihnen offen, wann ein externes System sinnvoller ist, und binden es dann an, siehe die Seite zum Magento Connector. Kunden nennen wir nur mit deren Zustimmung, im Erstgespräch sprechen wir gern über vergleichbare Konstellationen.

Für Rechnungen und andere Belege gelten steuerliche Anforderungen, etwa an Nummern und Unveränderbarkeit. Wir geben keine Rechtsberatung, sondern setzen die mit Ihrer Steuerberatung vereinbarten Regeln technisch um. Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office, und sagen Ihnen früh, ob und wann wir Kapazität haben.