Magento Rechnungen: Belege erstellen, versenden und archivieren, ohne zweites Programm

Eine Rechnung ist ein Beleg mit Pflichtangaben und fortlaufender Nummer. Magento erzeugt sie zu einer Bestellung, entweder automatisch oder im Admin, und kann sie per E-Mail oder als PDF bereitstellen. Magento Rechnungen erweitern heißt, die Fälle abzudecken, die der Standard nicht kennt, und den Ablauf so zu gestalten, dass Ihr Team nicht in ein zweites Programm wechseln muss.

Typische Anforderungen sind Belegvorlagen im Layout Ihres Hauses, Nummernkreise nach Ihren Regeln, Rechnungen ohne vorhandene Bestellung, Abschlagsrechnungen, Zahlungserinnerungen und ein Archiv, das Belege wiederfindbar hält. Welche Angaben und Fristen rechtlich gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; wir setzen die Vorgaben technisch um, geben aber keine Steuerberatung.

Bei Magento Rechnungen ist uns Unveränderbarkeit wichtig: Ein erstellter Beleg wird nicht überschrieben, Korrekturen erfolgen über Gutschrift und neue Rechnung. Das ist nicht nur ordentlich, sondern erleichtert die Prüfung.

Magento Rechnungen sind kein Ersatz für eine Finanzbuchhaltung. Sie liefern die Belege, die Ihre Buchhaltung braucht, und können über eine Anbindung dorthin übergeben werden.

Der Standard deckt den Normalfall ab. Wir prüfen zuerst, wie weit er bei Ihnen trägt.

Eine Rechnung ohne Bestellung kennt der Standard nicht, und auch die Gestaltung der Belege und die Nummernkreise sind begrenzt. Hier setzen unsere Erweiterungen an. Welche Funktionen in Ihrer Version vorhanden sind, halten wir in der Bestandsaufnahme fest.

Welche Bausteine sinnvoll sind, hängt von Ihrem Geschäft ab. Typisch sind diese.

Die Tabelle zeigt, welche Fälle im Standard abgedeckt sind und wo wir ergänzen.

Die Tabelle ist eine Orientierung. Je nach Version und installierten Erweiterungen kann der Standard abweichen, deshalb prüfen wir das im Vorfeld.

Bei Belegen zählt Verlässlichkeit. Eine Rechnungsnummer wird einmal vergeben und nicht wiederverwendet. Ein ausgestellter Beleg wird nicht still geändert, sondern über Gutschrift und neue Rechnung korrigiert. Wir setzen das im Admin so um, dass der Ablauf für Ihre Mitarbeiter einfach bleibt: Sie wählen die Rechnung, klicken auf Gutschrift, und das System führt Nummern und Bezug.

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung, die Fristen für die Aufbewahrung und die Behandlung besonderer Fälle wie Auslandslieferungen oder Kleinunternehmerregelung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wir bauen Felder und Texte so, dass diese Vorgaben abbildbar sind, und lassen sich die Vorlage von Ihrer Steuerberatung bestätigen, bevor sie in Betrieb geht.

Für die Buchhaltung ist wichtig, dass Belege vollständig und gleichförmig ankommen. Ob per Sammelexport, per Datei oder per Schnittstelle: Wir stellen die Daten so bereit, wie Ihr Programm sie erwartet. Dazu gehört auch, dass Gutschriften mit Bezug zur Ursprungsrechnung übergeben werden und Zahlungseingänge abgleichbar bleiben.

Auch der Versand der Belege gehört zum Ablauf. Magento Rechnungen können automatisch mit der Versandbestätigung an den Kunden gehen oder erst nach Freigabe durch einen Mitarbeiter. Bei Kunden mit eigener Rechnungsadresse oder zentraler Buchhaltung hinterlegen wir einen zweiten Empfänger. So kommt der Beleg dorthin, wo er gebraucht wird, und Rückfragen sinken.

Für Auswertungen lassen sich Rechnungen nach Zeitraum, Kunde, Belegart und Status filtern. Offene und überfällige Posten sind auf einen Blick sichtbar, und ein Export liefert die Liste an die Buchhaltung. Wer Magento Rechnungen so nutzt, braucht keine zweite Tabelle mehr, in der Beträge nachgehalten werden, und sieht jederzeit, wie viel Geld noch aussteht.

Der Standard reicht, wenn nahezu alle Rechnungen aus Shopbestellungen entstehen, das einfache Layout genügt und die Buchhaltung die Belege einzeln oder per Export bekommt. Dann kann es genügen, Vorlage und E-Mail-Texte anzupassen.

Eine Erweiterung lohnt sich, wenn Sie Rechnungen ohne Bestellung brauchen, Zahlungserinnerungen führen, mehrere Belegarten haben oder heute eine zweite Rechnungssoftware nur dafür nutzen. Dann sparen Sie Lizenz, Doppelerfassung und Abstimmungsarbeit.

Wenn bereits eine Rechnungssoftware oder ein ERP gut läuft, ist die Anbindung oft besser als ein eigener Beleg im Shop. Dazu siehe die Seite zum Magento Connector, insbesondere zu Lexware und Sage.

Wir bauen Erweiterungen als eigene Module nach den Standards von Magento, ohne Eingriffe in den Kern. Listen im Admin entstehen als Übersichten mit Filtern, Sortierung und Export, Masken zum Bearbeiten als Formulare mit Prüfungen, und Einstellungen legen Sie selbst im Admin fest, ohne dass jede Änderung eine Entwicklung braucht. Das hält den Shop updatefähig und lässt andere Entwickler später mitarbeiten.

Jede Funktion bekommt Berechtigungen. Im Admin lassen sich Rollen mit genau den Rechten anlegen, die eine Aufgabe braucht, sodass zum Beispiel der Vertrieb Angebote bearbeiten, aber keine Preise ändern darf. Zusätzlich lässt sich festhalten, wer wann was geändert hat, wenn Ihr Ablauf das verlangt.

Wir nutzen dabei, was Magento schon kann, statt es nachzubauen: Aufträge, Rechnungen, Kundenkonten, Preisregeln und Bestandsverwaltung gehören zum Standard und bleiben die Grundlage. Unsere Erweiterungen setzen darauf auf und ergänzen, was Ihr Ablauf zusätzlich braucht.

Bei Magento Rechnungen testen wir mit echten Fällen aus Ihrem Alltag: eine normale Bestellung, eine Teillieferung, eine Gutschrift, eine Auslandslieferung, eine manuelle Rechnung. Jeder Fall wird durchgespielt, das PDF geprüft und die Übergabe an die Buchhaltung kontrolliert, bevor wir produktiv gehen.

Rechnungen sind sensible Geschäftsdaten. Magento Rechnungen im Admin bekommen deshalb eigene Rechte: Wer Belege sehen darf, muss sie nicht ändern dürfen, und das Erstellen manueller Rechnungen lässt sich auf wenige Personen beschränken.

Diese Punkte sehen wir bei Belegen häufig.

• Lücken in den Nummern

  Belege werden gelöscht oder neu angelegt, und die Nummernfolge hat Lücken.

• Nachträgliche Änderung

  Rechnungen werden überschrieben, statt per Gutschrift korrigiert.

• Fehlende Pflichtangaben

  Die Vorlage wurde nicht von der Steuerberatung geprüft.

• Falsche Steuer

  Steuerklassen und Länderregeln sind nicht sauber konfiguriert.

• Zahlungsabgleich

  Zahlungseingänge lassen sich nicht eindeutig einer Rechnung zuordnen.

• Archiv

  Belege liegen verstreut und sind bei einer Prüfung nicht schnell auffindbar.

Wir halten den Einstieg bewusst kurz, damit Sie schnell sehen, ob und wie Ihr Ablauf im Admin abbildbar ist.

Die folgenden Beispiele sind Konstellationen aus der Praxis, keine Aussagen über bestimmte Kunden. Im ersten Fall schreibt ein Händler Rechnungen in einem Textprogramm, weil er Dienstleistungen neben dem Shop anbietet. Mit manuellen Rechnungen am Kundenkonto entfällt das Textprogramm, und alle Belege liegen an einer Stelle.

Im zweiten Fall liefert ein Hersteller in Teilen und stellt Abschlagsrechnungen. Wir bilden den Ablauf mit Teilrechnungen zum Auftrag ab, sodass offene Beträge jederzeit sichtbar sind.

Im dritten Fall zahlen B2B-Kunden nach Zahlungsziel. Eine Liste der offenen Posten mit Erinnerungen, die ein Mitarbeiter freigibt, ersetzt die Tabelle, in der bisher Fälligkeiten verfolgt wurden.

Wer Magento Rechnungen einführen will, fragt zuerst nach dem Aufwand. Magento Rechnungen schätzen wir nach einer Bestandsaufnahme, mit 30 Euro netto pro Stunde, und Sie sehen vorher, welcher Teil den größten Nutzen bringt. Magento Rechnungen lässt sich in Etappen bauen, und Magento Rechnungen ist auch für B2B-Betriebe möglich. Ob Magento Rechnungen im Admin oder ein externes System besser passt, entscheidet am Ende Ihr Ablauf, nicht unsere Vorliebe.

Im Admin arbeiten mehrere Personen mit Geschäftsdaten, deshalb gelten klare Regeln. Jede Person bekommt eine Rolle mit genau den Rechten, die sie braucht, Zugänge gehören zu persönlichen Konten, und die Anmeldung im Admin lässt sich mit einer zweiten Stufe absichern. Zugangsdaten liegen nicht im Quellcode, sondern in der geschützten Konfiguration.

Beim Testen arbeiten wir mit Testdaten oder anonymisierten Daten, soweit möglich. Sobald Entwickler Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen, etwa Kundenkonten oder Bestellungen, braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das klären wir vor dem Start, damit Sie rechtlich sauber aufgestellt sind. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Eine Erweiterung im Admin ist kein einmaliges Projekt, sondern gehört zum laufenden Betrieb. Magento-Updates, neue Anforderungen und geänderte Abläufe verlangen Pflege. Deshalb gehört zur Planung eine Absprache, wie Updates getestet werden und wer sie freigibt. Die laufende Pflege lässt sich über einen Wartungsvertrag regeln, der Updates, Überwachung und Fehlerbehebung abdeckt.

Dokumentation ist Teil der Lieferung. Sie erhalten eine Beschreibung der Funktionen, der Rollen und der Einstellungen, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Erweiterung versteht und weiterführen kann. Quellcode und Zugänge liegen bei Ihnen, und Datensicherungen gehören zu jedem Betrieb.

Eine pauschale Zahl für Magento Rechnungen wäre unseriös, denn der Aufwand hängt von Ihren Abläufen ab. Er wird bestimmt von der Zahl der Funktionen, der Menge an Sonderfällen, den Rollen und Rechten und den Berichten, die Sie brauchen. Vieles gibt es für Kunden schon als Baustein, den wir auf Ihre Abläufe anpassen, und das senkt den Aufwand gegenüber einer Neuentwicklung.

Wir arbeiten mit einem offenen Stundensatz von 30 € netto, ohne Notfall-Aufschlag. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine schriftliche Schätzung, die die Funktionen einzeln ausweist, sodass Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern können. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen. Wir weisen diese Posten in der Schätzung getrennt aus, damit Sie die Lösung mit einem externen ERP über mehrere Jahre vergleichen können, einschließlich dessen Lizenzen und der Anbindung.

Zu einem ehrlichen Angebot gehört, die Grenzen zu nennen. Wir verkaufen kein fertiges ERP aus Magento, sondern erweitern den Admin nach Ihren Abläufen. Für die hier genannten Bereiche gibt es Erweiterungen, die wir bereits für Kunden umgesetzt haben und auf Anfrage an Ihre Abläufe anpassen. Es sind keine Produkte von der Stange mit Listenpreis, sondern Bausteine, die wir mit Ihnen zuschneiden.

Magento ersetzt kein vollständiges ERP mit Finanzbuchhaltung, Lohn oder Produktion. Wir sagen Ihnen offen, wann ein externes System sinnvoller ist, und binden es dann an, siehe die Seite zum Magento Connector. Kunden nennen wir nur mit deren Zustimmung, im Erstgespräch sprechen wir gern über vergleichbare Konstellationen.

Für Rechnungen und andere Belege gelten steuerliche Anforderungen, etwa an Nummern und Unveränderbarkeit. Wir geben keine Rechtsberatung, sondern setzen die mit Ihrer Steuerberatung vereinbarten Regeln technisch um. Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office, und sagen Ihnen früh, ob und wann wir Kapazität haben.