Magento Lexware: Rechnungen, Kunden und Zahlungen aus dem Shop in die Buchhaltung bringen

Unter dem Namen Lexware gibt es mehrere Produkte. Lexware Office ist die Cloud-Lösung für Rechnungen und Buchhaltung, die früher unter dem Namen lexoffice bekannt war. Daneben gibt es Programme für den Desktop, etwa für Buchhaltung und Warenwirtschaft. Für die Anbindung Magento Lexware ist die Frage entscheidend, welches Produkt und welche Version Sie einsetzen, denn die Schnittstellen unterscheiden sich.

Bei Lexware Office steht eine offene Schnittstelle bereit, über die Anwendungen Daten austauschen. Das ist der bequemste Weg für einen Shop: Rechnungen, Gutschriften und Kontakte lassen sich automatisch anlegen, statt sie abzutippen. Bei den Desktop-Produkten sind die Möglichkeiten anders, oft über Dateiaustausch oder über Importfunktionen des Herstellers, und müssen im Einzelfall geprüft werden.

Magento Lexware beginnt deshalb immer mit drei Fragen: Welches Lexware-Produkt nutzen Sie, welche Tarifstufe oder Version, und wer in Ihrem Betrieb arbeitet mit den Daten, etwa Buchhaltung oder Steuerberatung? Erst danach lässt sich seriös sagen, welcher Weg passt und was er kostet.

Wichtig ist auch die Arbeitsteilung: Wer führt in Ihrem Betrieb die Buchhaltung, und wer prüft Belege? Manche Unternehmen lassen Rechnungen direkt freigeben, andere sammeln sie als Entwurf und prüfen sie vor dem Abschluss. Magento Lexware kann beides, und wir richten es so ein, wie Ihre Buchhaltung arbeitet, statt Ihre Abläufe an die Schnittstelle anzupassen.

Welche Daten bei Magento Lexware fließen, legen Sie mit uns in der Bestandsaufnahme fest. Typisch sind fünf Bereiche.

Nicht jedes Projekt zu Magento Lexware braucht alle fünf Bereiche. Oft beginnt es mit Kunden, Rechnungen und Zahlungsstatus und wächst später um Gutschriften und Artikel. So sehen Sie schnell Ergebnisse und können das Budget in Etappen einsetzen.

Die Tabelle zeigt ein typisches Muster. In Ihrem Betrieb kann es abweichen, und genau das klären wir in der Bestandsaufnahme.

Bei Magento Lexware verhindert eine klare Regel zur Datenhoheit die meisten Streitfälle. Gerade bei Belegen gilt: Eine Rechnung entsteht an einer Stelle und wird nicht in zwei Systemen gepflegt. Wir legen deshalb fest, welches System die Rechnungsnummer vergibt, und halten die Zuordnung zwischen Shop-Bestellung und Beleg fest, damit jede Rechnung auffindbar bleibt. Welches Konto und welcher Steuerschlüssel zu welcher Bestellart gehört, kommt von Ihrer Buchhaltung und nicht von uns, wir setzen die Vorgaben nur technisch um und dokumentieren sie.

Für Magento Lexware stellt der Hersteller bei Lexware Office eine öffentliche Schnittstelle bereit, die auf dem REST-Prinzip beruht. Laut Herstellerseite lassen sich darüber Rechnungen und Gutschriften lesen, anlegen und abschließen sowie Kontakte lesen, anlegen und ändern. Auch eine Benachrichtigung bei Ereignissen ist vorgesehen, sodass der Shop nicht ständig nachfragen muss.

Die Schnittstelle ist laut Hersteller derzeit erst ab einer höheren Tarifstufe von Lexware Office verfügbar. Das ist für die Planung wichtig, denn es kann Zusatzkosten für Ihren Tarif bedeuten. Die Nutzungsbedingungen und Zugangsdaten regelt der Hersteller, und wir prüfen vor dem Angebot, welche Stufe und welche Bedingungen für Sie gelten, weil sich beides ändern kann.

Für Lexware-Produkte ohne diese Schnittstelle bleiben andere Wege: ein Dateiaustausch, eine Importfunktion des Herstellers oder eine Verbindung über DATEV, wenn Ihr Steuerberater das Format nutzt. Lexware selbst nennt dafür eine Schnittstelle zum DATEV Buchungsdatenservice. Welcher Weg bei Ihnen am sinnvollsten ist, zeigt die Bestandsaufnahme. Auch hier gilt: Wir sagen Ihnen offen, wenn ein Weg Grenzen setzt.

Für die Verbindung von Magento mit Lexware gibt es Zusatzprodukte von Drittanbietern. Ob eines davon zu Ihrem Ablauf passt, prüfen wir ehrlich vor einer Entscheidung. Deckt ein vorhandenes Produkt Ihre Anforderungen ab, ist es oft die wirtschaftlichere Wahl, und wir sagen Ihnen das. Achten Sie bei jedem Fertigprodukt darauf, wie es mit Steuersätzen, Gutschriften und Auslandsbestellungen umgeht. Fragen Sie auch, wer die Lösung pflegt, wenn sich Steuerregeln ändern.

Eine individuelle Entwicklung für Magento Lexware lohnt sich, wenn Ihre Abläufe vom Standard abweichen: Mischsteuersätze, Kauf auf Rechnung mit Zahlungsziel je Kunde, mehrere Zahlungsanbieter, Teillieferungen mit Teilrechnungen oder besondere Belegtexte. Sie ist teurer im Start, passt aber genau.

Eine Middleware lohnt sich, wenn mehr als zwei Systeme verbunden werden, etwa Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung. Die Entscheidungshilfe dazu steht im Ratgeber zur ERP-Anbindung.

Auf der Magento-Seite bauen wir die Anbindung als eigenes Modul nach den Standards des Systems, ohne Eingriffe in den Kern. Das Modul nutzt die Schnittstellen und Warteschlangen von Magento, damit Übertragungen im Hintergrund laufen und der Shop für Besucher nicht langsamer wird. Bestellungen werden beim Eingang in eine Warteschlange gestellt und dort abgearbeitet, bis das ERP sie bestätigt hat.

Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen bildet Magento mit eigenen Funktionen ab, und genau diese Belege reichen wir an die Buchhaltung weiter. Wir nutzen nach Möglichkeit die Standardfunktionen von Magento, statt eigene Tabellen zu erfinden. Das hält den Shop updatefähig und lässt andere Entwickler später mitarbeiten.

Im Admin sehen Sie, was übertragen wurde: Ein Protokoll zeigt Datum, Datensatz und Ergebnis, mit Filter für Fehler. Für die Eigenheiten von Lexware ergänzen wir Einstellungen im Admin, etwa Zuordnungen von Zahlarten, Versandarten und Steuerklassen, damit Änderungen keine Entwicklung brauchen.

Bei Lexware kommt dazu, dass Belege dort nach dem Abschluss nicht mehr frei änderbar sind. Magento Lexware legt Rechnungen deshalb erst an, wenn Bestellung, Zahlung und Steuer im Shop feststehen, und behandelt Korrekturen als eigene Gutschrift statt als Änderung.

Diese Punkte sehen wir in Projekten immer wieder. Sie lassen sich planen, wenn man sie früh kennt.

• Steuersätze und Auslandsbestellungen

  Unterschiedliche Steuersätze, Lieferungen ins Ausland und Reverse-Charge-Fälle werden im Konzept nicht berücksichtigt.

• Zwei Rechnungsnummern

  Shop und Buchhaltung vergeben beide eine Nummer, und niemand weiß, welche gilt.

• Korrekturen an Belegen

  Eine abgeschlossene Rechnung wird geändert, statt eine Gutschrift zu erzeugen.

• Zahlungsgebühren

  Gebühren von Zahlungsanbietern tauchen in der Buchhaltung nicht auf und führen zu Differenzen.

• Tarifgrenzen

  Die Schnittstelle ist im gebuchten Tarif nicht enthalten und wird erst spät bemerkt.

• Fehlende Überwachung

  Eine ausgefallene Übertragung fällt erst beim Monatsabschluss auf.

Eine Anbindung verbindet zwei Systeme mit Geschäftsdaten, deshalb gelten klare Regeln. Der Austausch läuft verschlüsselt, Zugangsdaten liegen nicht im Quellcode, sondern in der geschützten Konfiguration, und die Anbindung erhält nur die Rechte, die sie braucht. Zugänge gehören zu einem eigenen Dienstkonto, nie zu einem privaten Konto einer Person.

Beim Testen arbeiten wir mit Testdaten oder anonymisierten Daten, soweit möglich. Sobald Entwickler Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen, etwa Kundenkonten oder Bestellungen aus Lexware, braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das klären wir vor dem Start, damit Sie rechtlich sauber aufgestellt sind.

Das Protokoll der Anbindung enthält, was für den Betrieb nötig ist, aber keine Zugangsdaten und keine unnötigen Personendaten. Aufbewahrungsfristen legen wir mit Ihnen fest. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Wir halten den Einstieg bewusst kurz, damit Sie schnell wissen, ob und wie die Anbindung machbar ist.

Die folgenden Konstellationen sind Beispiele aus der Praxis von Magento Lexware Projekten, keine Aussagen über bestimmte Kunden. Die erste ist ein kleiner Händler, der täglich einige Bestellungen bekommt und Rechnungen bisher von Hand anlegt. Hier geht es um den einfachsten Weg: Kunde, Rechnung und Zahlungsstatus werden automatisch übertragen, und die Buchhaltung schaut nur noch ins Protokoll.

Die zweite Konstellation ist ein Händler mit Firmenkunden, die auf Rechnung kaufen. Hier kommen Zahlungsziele, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Kreditlimits ins Spiel, und die Rechnung soll erst nach der Lieferung entstehen. Wir legen mit Ihnen fest, in welchem Moment der Beleg erzeugt wird.

Die dritte Konstellation ist ein Betrieb mit Lieferungen in mehrere Länder. Die Herausforderung liegt in den Steuersätzen und in der Frage, welche Regeln für welche Bestellung gelten. Wir bilden die mit Ihrer Steuerberatung abgestimmten Regeln ab und testen sie mit echten Beispielen, bevor der erste Beleg live entsteht.

In allen drei Fällen zahlt sich eine kleine Probe aus: Bevor die Anbindung produktiv läuft, werden einige typische Bestellungen als Testbelege angelegt, darunter eine Bestellung mit Gutschein, eine mit mehreren Steuersätzen und eine mit Erstattung. Ihre Buchhaltung prüft das Ergebnis, und erst danach läuft der Betrieb. So zeigen sich Zuordnungsfehler früh und kosten wenig.

Eine Schnittstelle ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Betrieb. Nach dem Start überwacht ein Protokoll jede Übertragung: Was wurde wann übertragen, was ist fehlgeschlagen, was wird wiederholt? Fehler, die sich nicht automatisch beheben lassen, werden sichtbar gemeldet, damit niemand erst durch eine Kundenbeschwerde davon erfährt.

Updates verändern die Lage. Ein Magento-Update, ein neuer Stand bei Lexware oder eine Änderung der Schnittstelle des Herstellers können die Anbindung beeinflussen. Deshalb gehört zur Planung eine Absprache, wie Updates getestet werden und wer sie freigibt. Die laufende Pflege lässt sich über einen Wartungsvertrag regeln, der Überwachung, Updates und Fehlerbehebung abdeckt.

Dokumentation ist Teil der Lieferung. Sie erhalten eine Beschreibung der Datenflüsse, der Zuordnungen und der Regeln für Sonderfälle, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Anbindung versteht und weiterführen kann. Quellcode und Zugänge liegen bei Ihnen.

Eine pauschale Zahl für Magento Lexware wäre unseriös, denn der Aufwand hängt von Ihrer Konstellation ab. Er wird bestimmt von der Zahl der Datenflüsse, der Qualität der Daten in Lexware, der Zahl der Sonderfälle bei Steuersätzen, Zahlungsarten und Gutschriften und der geforderten Aktualität. Ein Datenfluss in eine Richtung ist deutlich schneller gebaut als ein Abgleich in beide Richtungen mit Konfliktregeln.

Wir arbeiten mit einem offenen Stundensatz von 30 € netto, ohne Notfall-Aufschlag. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine schriftliche Schätzung, die die Datenflüsse einzeln ausweist, sodass Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern können. Bei klar umrissenen Paketen ist auch ein Festpreis möglich. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen oder Gebühren für Lexware und für Zusatzdienste. Wir weisen diese Posten in der Schätzung getrennt aus, damit Sie Angebote über mehrere Jahre vergleichen können.

Zu einem ehrlichen Angebot gehört, die Grenzen zu nennen. Wir verkaufen keinen fertigen Connector von der Stange, sondern entwickeln Magento Lexware projektbezogen nach Ihren Abläufen. Das bedeutet: Wir setzen genau das um, was Sie brauchen, aber nicht in einem Tag und nicht für einen Pauschalpreis, der vorher nicht kalkulierbar ist.

Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office. Wir sind keine Großagentur mit hundert Mitarbeitern und können nicht jedes Projekt zu jeder Zeit annehmen. Wir sagen Ihnen früh, ob und wann wir Kapazität haben. Kunden nennen wir nur mit deren Zustimmung, im Erstgespräch sprechen wir gern über vergleichbare Konstellationen.

Wir geben keine Rechtsberatung. Fragen zu Auftragsverarbeitung, Datenschutz und den Lizenzbedingungen von Lexware klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung und dem Hersteller. Was technisch möglich ist, hängt von Version, Betrieb und Lizenz Ihres Systems ab und wird in der Bestandsaufnahme geprüft.