Online-Shop mit Buchhaltung verbinden: Lexware, Sage, WISO, DATEV

1. Warum Sie Ihren Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden sollten

Jede Bestellung im Shop ist am Ende ein Buchungssatz: ein Umsatz mit Steuer, eine Zahlung, vielleicht eine Gebühr oder eine Erstattung. Wer diese Daten abtippt oder aus Tabellen kopiert, verbraucht Zeit und macht Fehler, die erst beim Monatsabschluss auffallen. Wer seinen Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden lässt, spart diese Arbeit und bekommt saubere, nachvollziehbare Belege.

Der Nutzen wächst mit der Zahl der Bestellungen. Bei wenigen Bestellungen pro Woche genügt oft ein Export, bei Dutzenden pro Tag lohnt eine automatische Übergabe. Wichtig ist, dass Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung den Weg kennt und mitträgt, denn sie muss mit den Daten arbeiten.

Dieser Ratgeber richtet sich an Shop-Betreiber, die ihren Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden wollen. Unsere Leistung beschreiben wir auf den Seiten Magento Lexware, Magento Sage, Magento WISO und Magento DATEV.

Ein Beispiel zeigt den Nutzen: Bei zwanzig Bestellungen am Tag und wenigen Minuten je Beleg summiert sich die Handarbeit schnell zu einer Stunde, die Ihr Team besser nutzen kann. Wer den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden lässt, gewinnt diese Zeit zurück und senkt gleichzeitig die Fehlerquote.

2. Die vier Systeme im Überblick

Die Tabelle gibt den Stand unserer Recherche wieder und kann sich ändern. Auch ein weiteres Programm kommt infrage, wenn Sie bereits eines nutzen. Wer seinen Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden will, sollte zuerst klären, welches System bei ihm und bei der Steuerberatung im Einsatz ist, denn davon hängt der Weg ab.

Falls Sie noch kein Programm einsetzen, lohnt sich vor der Anbindung ein Gespräch mit der Steuerberatung. Sie weiß, welche Software zu Ihrem Betrieb passt und in welchem Format sie die Daten braucht, und das erspart später einen Wechsel, wenn Sie den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden.

3. Welche Daten vom Shop in die Buchhaltung gehören

Typisch sind fünf Bereiche. Kunden werden als Kontakte oder Debitoren angelegt. Bestellungen werden zu Rechnungen mit Positionen, Versandkosten, Steuersätzen und Zahlungsziel. Zahlungen und Gebühren der Zahlungsanbieter werden zugeordnet, damit offene Posten stimmen. Erstattungen werden als Gutschriften geführt, statt eine Rechnung nachträglich zu ändern. Belege als PDF gehen mit, soweit der Weg das erlaubt.

Dabei gilt eine einfache Regel: Ein Beleg entsteht an einer Stelle. Vergeben Shop und Buchhaltung beide eine Rechnungsnummer, weiß später niemand, welche gilt. Legen Sie deshalb fest, welches System die Nummer vergibt, und halten Sie die Zuordnung zwischen Bestellung und Beleg fest, wenn Sie den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden.

Auch der Zeitpunkt zählt: Ob ein Beleg bei der Bestellung, nach der Zahlung oder nach dem Versand entsteht, ändert die Buchung. Wer den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden will, legt diesen Zeitpunkt gemeinsam mit der Steuerberatung fest und hält ihn schriftlich fest.

4. Zuerst mit der Steuerberatung sprechen

Die wichtigsten Entscheidungen treffen nicht Entwickler, sondern Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung: Welche Konten und Steuerschlüssel gelten für welche Bestellart, wann wird gebucht, wie behandeln Sie Zahlungsgebühren, Auslandsverkäufe und Erstattungen, und in welchem Format möchte die Steuerberatung die Daten haben? Diese Antworten bestimmen, wie die Anbindung gebaut wird.

Wir leisten keine Steuerberatung, sondern setzen vereinbarte Regeln technisch um und dokumentieren sie. Sprechen Sie deshalb zu dritt: Ihre Buchhaltung, Sie und der Entwickler. Wer den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden will, spart sich damit späteren Streit über Zuordnungen und Zeitpunkte.

Bevor Sie den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden, lohnt ein kurzes Abstimmungsdokument mit den Entscheidungen zu Konten, Zeitpunkt und Format. Es verhindert, dass dieselben Fragen im Betrieb noch einmal auftauchen.

5. Die Wege: Export, Schnittstelle oder Fertigmodul

Der einfachste Weg ist ein Export als Datei, den die Buchhaltung einliest. Er ist schnell eingerichtet, braucht aber bei jeder Übergabe einen manuellen Schritt, und Belege gehen oft nicht mit. Der zweite Weg ist eine Schnittstelle, bei der Rechnungen, Kontakte und Zahlungsstatus automatisch übergeben werden. Er braucht ein System mit passender Schnittstelle, spart aber laufend Arbeit.

Der dritte Weg ist ein Fertigmodul oder ein Dienst eines Drittanbieters. Er kann die wirtschaftlichste Lösung sein, wenn er Ihre Regeln abdeckt, und wir sagen Ihnen das, wenn es so ist. Eine individuelle Entwicklung lohnt sich bei mehreren Zahlungsanbietern, Mischsteuersätzen oder besonderen Belegformaten. Oft ist ein Zwischenweg sinnvoll, bei dem Rechnungen in einem Programm wie Lexware, Sage oder WISO entstehen und von dort an DATEV gehen.

Wer den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden will, sollte außerdem prüfen, wie sich der gewählte Weg bei einem Wechsel der Software oder der Steuerberatung verhält. Eine saubere Trennung zwischen Shop und Ziel erlaubt es, später nur die Verbindung zu ersetzen.

6. Typische Stolpersteine

Die meisten dieser Punkte lassen sich mit einer kleinen Probe vermeiden: Bevor die Anbindung produktiv läuft, werden einige typische Bestellungen als Testbelege übergeben, darunter eine mit mehreren Steuersätzen, eine mit Auslandslieferung und eine mit Erstattung. Ihre Buchhaltung prüft das Ergebnis, und erst danach läuft der Betrieb, wenn Sie den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden.

Wenn Sie den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden, sollten Sie außerdem festlegen, wer Fehlermeldungen bekommt und wie schnell sie bearbeitet werden. Ein Protokoll nützt nur, wenn jemand hineinschaut.

7. Aufwand und Kosten

Der Aufwand hängt vom gewählten System, den Datenflüssen, den Sonderfällen bei Steuern und Zahlungen und der geforderten Automatisierung ab. Ein einfacher Export ist schnell erledigt, eine automatische Übergabe mit Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Belegen braucht Konzept, Umsetzung und Tests. Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein, etwa den Tarif Ihrer Buchhaltungssoftware, wenn die Schnittstelle erst ab einer höheren Stufe enthalten ist.

Wir schätzen nach einer Bestandsaufnahme schriftlich ab, der Stundensatz beträgt 30 Euro netto, siehe Preise. Allgemeine Hinweise zu Kosten finden Sie im Ratgeber Magento Kosten. Wer neben der Buchhaltung auch eine Warenwirtschaft einsetzt, liest den Ratgeber Warenwirtschaft, ERP und PIM.

Fragen Sie bei jedem Angebot, ob Tests mit Ihrer Steuerberatung enthalten sind. Sie sind der wichtigste Schutz davor, dass Sie den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden und später Korrekturen von Hand nacharbeiten müssen.

Wer den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden lässt, sollte die Ersparnis gegenrechnen: Weniger Handarbeit, weniger Korrekturen und ein ruhigerer Monatsabschluss sind oft der größte Posten auf der Haben-Seite.

8. Wie wir Sie unterstützen

Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office. Wir entwickeln die Anbindung projektbezogen, nach Ihren Abläufen und mit dokumentierten Regeln, und wir verkaufen keinen fertigen Connector von der Stange. Quellcode und Zugänge bleiben bei Ihnen.

Dieser Ratgeber gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Für ein erstes Gespräch genügt eine kurze Nachricht über unsere Kontaktseite. Nennen Sie uns Ihre Buchhaltungssoftware und wie Ihre Steuerberatung die Daten haben möchte, dann können wir die Machbarkeit gezielt einschätzen.

9. Zusammenfassung

Wer den Online-Shop mit der Buchhaltung verbinden will, übergibt Kunden, Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften automatisch. Lexware, Sage, WISO und DATEV bieten dafür unterschiedliche Wege, und die wichtigsten Regeln legt die Steuerberatung fest.

Hinweis: Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Angaben zu den Systemen können sich ändern.

10. FAQ: Online-Shop mit Buchhaltung verbinden