Xentral mit Magento verbinden: Schnittstelle und Ablauf

1. Was es heißt, Xentral mit Magento zu verbinden

Xentral ist ein cloudbasiertes ERP- und Warenwirtschaftssystem für kleine und mittlere Unternehmen. Wenn Sie Xentral mit Magento verbinden, wird der Shop ein Verkaufskanal des ERP: Artikel, Preise und Bestände gehen von dort in den Shop, Bestellungen und neue Kunden gehen aus dem Shop in Xentral, und Versand- und Rechnungsstatus kommen zurück.

Der Nutzen liegt im Alltag. Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter in der gewohnten Oberfläche, Bestellungen müssen nicht abgetippt werden, und der Bestand im Shop stimmt mit dem im Lager überein. Das ist besonders wertvoll, wenn Sie zusätzlich über Marktplätze verkaufen und der Bestand über alle Kanäle konsistent bleiben muss.

Dieser Ratgeber richtet sich an Händler und Geschäftsführer, die Xentral einsetzen. Einen allgemeinen Überblick über die technischen Wege gibt der Ratgeber zur ERP-Anbindung, die Systemarten ordnet der Ratgeber Warenwirtschaft, ERP und PIM ein, die Leistung beschreiben wir auf unserer Seite Magento Xentral.

2. Welche Daten zwischen Shop und Xentral fließen

Bevor technisch geplant wird, legen Sie fest, welches System für welche Daten führend ist. Was in beiden Systemen änderbar ist, führt früher oder später zu Widersprüchen. Legen Sie deshalb pro Datenart genau ein führendes System fest, und halten Sie die Regel für den Konfliktfall schriftlich fest.

Besonders bei Varianten, Einheiten und Steuersätzen lohnt eine Zuordnungstabelle, die Fachabteilung und Entwickler gemeinsam prüfen. Gleiche Begriffe bedeuten nicht immer dasselbe: Eine Variante im ERP muss im Shop genau einem Produkt mit Optionen entsprechen.

3. Die Wege, um Xentral mit Magento zu verbinden

Für die Verbindung gibt es im Wesentlichen vier Wege. Der erste ist die direkte Anbindung über die REST-Schnittstelle von Xentral. Laut Entwicklerportal des Herstellers umfasst sie über 200 dokumentierte Endpunkte und arbeitet mit persönlichen Zugriffstoken, die zu einem API-Benutzer gehören. Ältere Versionen der Schnittstelle sind nach Angaben des Herstellers veraltet und im Wartungsmodus, deshalb sollte das Projekt auf der aktuellen Generation aufbauen.

Der zweite Weg ist ein Dateiaustausch, der einfach und robust, aber nicht in Echtzeit ist. Der dritte Weg ist ein Zusatzprodukt eines Drittanbieters oder eine Integrationsplattform, der vierte eine individuelle Entwicklung. Ein offizielles Magento-Modul des Herstellers haben wir bei der Recherche nicht gefunden. Welcher Weg passt, hängt von Datenmenge, Aktualität und Ihren Abläufen ab. Auf einen direkten Zugriff auf die Datenbank sollten Sie verzichten, bei einem Cloud-Dienst ist er ohnehin nicht vorgesehen.

4. Typische Stolpersteine, wenn Sie Xentral mit Magento verbinden

Die meisten dieser Punkte lassen sich mit Planung und einem Protokoll vermeiden, das Fehler sichtbar macht. Wer Xentral mit Magento verbinden will, sollte außerdem verlangen, dass die Anbindung kurze Ausfälle aushält: Übertragungen werden zwischengespeichert und später nachgeholt, statt zu verfallen. Eine Anbindung ist laufender Betrieb, deshalb gehört Pflege von Anfang an dazu, am besten im Rahmen eines Wartungsvertrags.

5. Fertigprodukt oder individuelle Entwicklung: So entscheiden Sie

Wer Xentral mit Magento verbinden will, findet Produkte von Drittanbietern. Deckt eines Ihre Anforderungen ab, ist es oft die wirtschaftlichere Wahl. Prüfen Sie vor dem Kauf, wie es gepflegt wird, welche Version der Schnittstelle es nutzt, was bei Updates von Magento oder Xentral passiert und wie weit es sich anpassen lässt.

Eine individuelle Entwicklung lohnt sich, wenn Ihre Abläufe vom Standard abweichen: besondere Preisregeln, mehrere Lager, Bundles, eigene Merkmale oder Abläufe, die ein Fertigprodukt nicht kennt. Sie ist teurer im Start, passt aber genau, und sie braucht jemanden, der sie später betreut. Lassen Sie sich die Kosten über mehrere Jahre vorrechnen, bevor Sie entscheiden.

6. Der Ablauf, wenn Sie Xentral mit Magento verbinden

Wer Xentral mit Magento verbinden will, geht am besten in vier Schritten vor. Zuerst die Bestandsaufnahme: Welche Version von Xentral setzen Sie ein, wie wird es betrieben, welche Zugänge gibt es, welche Datenflüsse sind gewünscht und welche Sonderfälle gibt es? Daraus entsteht ein kurzes Konzept, das auch festhält, welches System für welche Daten führend ist. Dann wird auf einem Testsystem umgesetzt, nie zuerst gegen Livedaten.

Im dritten Schritt prüfen Sie mit echten Beispielen, ob alles stimmt: Artikel, Bestellungen, Sonderfälle. Im vierten Schritt erfolgt der Start stufenweise, zuerst die einfachen Datenflüsse, dann die übrigen. In den ersten Wochen schauen Sie gemeinsam ins Protokoll, das jede Übertragung und jeden Fehler zeigt. Danach läuft die Anbindung im Betrieb, und eine Absprache zu Updates verhindert, dass sie bei der nächsten Aktualisierung ausfällt.

7. Aufwand und Kosten, wenn Sie Xentral mit Magento verbinden

Der Aufwand hängt von der Zahl der Datenflüsse, der Qualität der Daten in Xentral, den Sonderfällen bei Preisen, Lagern und Kunden und der gewünschten Aktualität ab. Ein Datenfluss in eine Richtung ist schneller gebaut als ein Abgleich in beide Richtungen mit Konfliktregeln. Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen.

Eine pauschale Zahl wäre unseriös. Wir schätzen nach der Bestandsaufnahme schriftlich ab, der Stundensatz beträgt 30 Euro netto, siehe Preise. Allgemeine Hinweise zu Kosten finden Sie im Ratgeber Magento Kosten.

8. Wie wir Sie bei der Anbindung unterstützen

Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office. Wir entwickeln die Anbindung projektbezogen, nach Ihren Abläufen und mit dokumentierten Regeln, und wir verkaufen keinen fertigen Connector von der Stange. Quellcode und Zugänge bleiben bei Ihnen. Mehr zu unserem Vorgehen steht auf der Seite Magento Xentral Anbindung.

Dieser Ratgeber gibt eine allgemeine Orientierung. Für ein erstes Gespräch genügt eine kurze Nachricht über unsere Kontaktseite. Nennen Sie uns Ihr System, die Version und die gewünschten Datenflüsse, dann können wir die Machbarkeit gezielt einschätzen.

9. Zusammenfassung

Wer Xentral mit Magento verbinden will, macht den Shop zu einem Verkaufskanal des ERP. Entscheidend sind klare Datenhoheit, die aktuelle Schnittstelle und eine Planung für den laufenden Betrieb.

Hinweis: Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung. Die konkrete Machbarkeit hängt von Version, Betrieb und Konfiguration Ihres Systems ab.

10. FAQ: Xentral mit Magento verbinden