Magento Xentral: ERP und Shop ohne doppelte Pflege verbinden

Xentral ist ein ERP-System für kleine und mittlere Unternehmen, das als Cloud-Dienst betrieben wird. Hier liegen Artikelstamm, Lagerbestände, Kunden und Aufträge, und von hier aus werden Belege, Versand und Rechnungen abgewickelt. Verkaufskanäle wie Shops und Marktplätze werden an das System angebunden und melden Bestellungen dorthin.

Für Magento Xentral heißt das: Der Shop wird ein Verkaufskanal des ERP. Artikel, Preise und Bestände kommen aus Xentral in den Shop, Bestellungen und neue Kunden gehen aus dem Shop in Xentral, und Versand- und Rechnungsstatus kommen zurück. Der Vorteil liegt auf der Hand: Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter in der gewohnten Oberfläche und müssen Bestellungen nicht neu erfassen.

Wie bei jedem ERP hängt die Umsetzung vom Zuschnitt Ihres Systems ab. Manche Betriebe nutzen viele Module und eigene Abläufe, andere kommen mit dem Standard aus. Magento Xentral beginnt deshalb immer mit der Frage, welche Module Sie einsetzen, wie Aufträge bei Ihnen freigegeben werden und welche Abläufe sich nicht ändern dürfen.

Viele Betriebe haben automatische Abläufe eingerichtet, etwa Regeln, die Aufträge nach Zahlungseingang freigeben oder Versandetiketten vorbereiten. Diese Abläufe sind Teil Ihrer Arbeitsweise, und die Anbindung muss sich ihnen anpassen: Eine Bestellung aus dem Shop darf sie erst auslösen, wenn alle Daten vollständig sind. Genau solche Eigenheiten klären wir in der Bestandsaufnahme.

Welche Daten bei Magento Xentral fließen, legen Sie mit uns in der Bestandsaufnahme fest. Typisch sind fünf Bereiche.

Nicht jedes Projekt zu Magento Xentral braucht alle fünf Bereiche. Oft beginnt es mit Bestellungen und Bestand und wächst später um Artikelpflege und Belege. So sehen Sie schnell Ergebnisse und können das Budget in Etappen einsetzen.

Die Tabelle zeigt ein typisches Muster. In Ihrem Betrieb kann es abweichen, und genau das klären wir in der Bestandsaufnahme.

Bei Magento Xentral verhindert eine klare Regel zur Datenhoheit die meisten Streitfälle. Was in beiden Systemen änderbar ist, führt früher oder später zu Widersprüchen. Deshalb legen wir pro Datenart genau ein führendes System fest und beschreiben die Regel für den Konfliktfall. Besonders bei Varianten, Einheiten und Steuersätzen lohnt eine Zuordnungstabelle, die Fachabteilung und Entwickler gemeinsam prüfen.

Für Magento Xentral stellt der Hersteller laut seinem Entwicklerportal eine REST-Schnittstelle bereit, die über 200 dokumentierte Endpunkte umfasst und mit persönlichen Zugriffstoken (Personal Access Tokens) arbeitet. Ein Zugang wird im System als API-Benutzer angelegt, mit genau den Rechten, die die Anbindung braucht. Der Hersteller beschreibt außerdem eine Plattform zum Verbinden von Shops, die auf dieser öffentlichen Schnittstelle aufsetzt.

Nach Angaben des Herstellers sind ältere Versionen der Schnittstelle als veraltet markiert und befinden sich im Wartungsmodus, neue Funktionen kommen nur noch in der aktuellen Generation. Welche Version und welche Endpunkte Sie nutzen können, was Ihr Tarif erlaubt und wie das Zusammenspiel mit Ihren Modulen aussieht, prüfen wir deshalb vor dem Angebot und sagen Ihnen offen, wenn etwas nicht oder nur eingeschränkt geht.

Für Magento Xentral gilt wie für jede Anbindung: Die Schnittstelle ist nur die Hälfte der Arbeit. Die andere Hälfte sind Ihre Regeln, etwa wann ein Auftrag als bezahlt gilt, wie Rabatte und Versandkosten als Positionen im ERP landen und welche Steuerschlüssel zu welchem Artikel gehören. Diese Zuordnungen halten wir im Admin als Einstellungen fest, damit sie sich ohne Entwicklung ändern lassen.

Auf einen direkten Zugriff auf die Datenbank verzichten wir, wo immer das möglich ist. Bei einem Cloud-Dienst ist er ohnehin nicht vorgesehen, und er würde die Regeln der Software umgehen. Wenn eine Schnittstelle nicht reicht, suchen wir zuerst nach einem offiziellen Weg, bevor wir einen Notbehelf bauen.

Für die Verbindung von Xentral und Magento gibt es Zusatzprodukte von Drittanbietern und Integrationsplattformen. Ein offizielles Magento-Modul des Herstellers haben wir bei unserer Recherche nicht gefunden. Ob ein Drittprodukt zu Ihrem Ablauf passt, prüfen wir ehrlich vor einer Entscheidung. Deckt ein vorhandenes Produkt Ihre Anforderungen ab, ist es oft die wirtschaftlichere Wahl, und wir sagen Ihnen das.

Eine individuelle Entwicklung für Magento Xentral lohnt sich, wenn Ihre Abläufe vom Standard abweichen: besondere Preisregeln, mehrere Lager, Bundles und Sets, eigene Merkmale oder Abläufe, die ein Fertigprodukt nicht kennt. Sie ist teurer im Start, passt aber genau. Rechnen Sie auch die Pflege ein: Ein Fertigprodukt spart Entwicklungszeit, verursacht aber Lizenz- und Updatekosten, die über die Jahre zählen, und eine Eigenentwicklung braucht jemanden, der sie betreut.

Eine Middleware lohnt sich, wenn mehr als zwei Systeme verbunden werden, etwa Shop, ERP, Marktplatz-Anbindung und Versanddienstleister. Die Entscheidungshilfe dazu steht im Ratgeber zur ERP-Anbindung.

Auf der Magento-Seite bauen wir die Anbindung als eigenes Modul nach den Standards des Systems, ohne Eingriffe in den Kern. Das Modul nutzt die Schnittstellen und Warteschlangen von Magento, damit Übertragungen im Hintergrund laufen und der Shop für Besucher nicht langsamer wird. Bestellungen werden beim Eingang in eine Warteschlange gestellt und dort abgearbeitet, bis das ERP sie bestätigt hat.

Preise nach Kundengruppen, Staffelpreise und mehrere Lager bildet Magento mit eigenen Funktionen ab, die die Anbindung befüllt. Wir nutzen nach Möglichkeit diese Standardfunktionen, statt eigene Tabellen zu erfinden. Das hält den Shop updatefähig und lässt andere Entwickler später mitarbeiten.

Im Admin sehen Sie, was übertragen wurde: Ein Protokoll zeigt Datum, Datensatz und Ergebnis, mit Filter für Fehler. Für die Eigenheiten von Xentral ergänzen wir Einstellungen im Admin, etwa Zuordnungen von Zahlarten, Versandarten und Steuerklassen, damit Änderungen keine Entwicklung brauchen.

Bei Xentral kommt häufig Multichannel hinzu: Wenn Sie zusätzlich über Marktplätze verkaufen, muss der Bestand über alle Kanäle konsistent bleiben. Magento Xentral wird deshalb so gebaut, dass der Shop als ein Vertriebskanal unter mehreren behandelt wird und keine Annahmen trifft, die andere Kanäle stören.

Diese Punkte sehen wir in Projekten immer wieder. Sie lassen sich planen, wenn man sie früh kennt.

• Varianten und Merkmale

  Die Struktur von Varianten im ERP passt nicht eins zu eins auf Magento und braucht eine saubere Zuordnung.

• Mehrere Verkaufskanäle

  Der Bestand wird für Marktplätze und Shop gleichzeitig verkauft, und es kommt zu Überverkäufen.

• Unklare Datenhoheit

  Preise oder Texte werden in beiden Systemen geändert und überschreiben sich.

• Fehlende Überwachung

  Eine ausgefallene Übertragung fällt erst nach Tagen auf, weil niemand ins Protokoll schaut.

• Versionswechsel der Schnittstelle

  Eine veraltete Version der Schnittstelle wird abgeschaltet oder eingefroren, und die Anbindung bleibt auf dem alten Stand.

• Sonderfälle

  Teillieferungen, Retouren, Gutschriften und Auslandsbestellungen fehlen im Konzept.

Eine Anbindung verbindet zwei Systeme mit Geschäftsdaten, deshalb gelten klare Regeln. Der Austausch läuft verschlüsselt, Zugangsdaten liegen nicht im Quellcode, sondern in der geschützten Konfiguration, und die Anbindung erhält nur die Rechte, die sie braucht. Zugänge gehören zu einem eigenen Dienstkonto, nie zu einem privaten Konto einer Person.

Beim Testen arbeiten wir mit Testdaten oder anonymisierten Daten, soweit möglich. Sobald Entwickler Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen, etwa Kundenkonten oder Bestellungen aus Xentral, braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das klären wir vor dem Start, damit Sie rechtlich sauber aufgestellt sind.

Das Protokoll der Anbindung enthält, was für den Betrieb nötig ist, aber keine Zugangsdaten und keine unnötigen Personendaten. Aufbewahrungsfristen legen wir mit Ihnen fest. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Wir halten den Einstieg bewusst kurz, damit Sie schnell wissen, ob und wie die Anbindung machbar ist.

Die folgenden Konstellationen sind Beispiele aus der Praxis von Magento Xentral Projekten, keine Aussagen über bestimmte Kunden. Die erste ist ein wachsender Händler, der bisher mit einem einfachen Shop und Tabellen arbeitet, Xentral neu einführt und den Shop zugleich auf Magento umstellt. Hier entsteht die Anbindung zusammen mit dem ERP, und die größte Aufgabe ist eine saubere Datenbasis bei Artikelnummern, Einheiten und Steuersätzen.

Die zweite Konstellation ist ein Betrieb mit Shop und Marktplätzen, bei dem Xentral den Bestand für alle Kanäle führt. Die Herausforderung liegt im gemeinsamen Bestand und darin, wie schnell der Shop Änderungen sieht. Wir legen früh fest, welcher Takt reicht und welche Puffer gegen Überverkäufe sinnvoll sind.

Die dritte Konstellation ist ein Betrieb, der von einem anderen Shopsystem zu Magento wechselt und Xentral behält. Hier ist die bestehende Anbindung der Maßstab: Was sie heute leistet, soll der neue Shop mindestens leisten. Ein Teil der Arbeit ist deshalb die Bestandsaufnahme der alten Anbindung. Wie der Wechsel selbst abläuft, beschreibt unsere Seite zur Migration.

Eine Schnittstelle ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Betrieb. Nach dem Start überwacht ein Protokoll jede Übertragung: Was wurde wann übertragen, was ist fehlgeschlagen, was wird wiederholt? Fehler, die sich nicht automatisch beheben lassen, werden sichtbar gemeldet, damit niemand erst durch eine Kundenbeschwerde davon erfährt.

Updates verändern die Lage. Ein Magento-Update, ein neuer Stand bei Xentral oder eine Änderung der Schnittstelle des Herstellers können die Anbindung beeinflussen. Deshalb gehört zur Planung eine Absprache, wie Updates getestet werden und wer sie freigibt. Die laufende Pflege lässt sich über einen Wartungsvertrag regeln, der Überwachung, Updates und Fehlerbehebung abdeckt.

Dokumentation ist Teil der Lieferung. Sie erhalten eine Beschreibung der Datenflüsse, der Zuordnungen und der Regeln für Sonderfälle, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Anbindung versteht und weiterführen kann. Quellcode und Zugänge liegen bei Ihnen.

Eine pauschale Zahl für Magento Xentral wäre unseriös, denn der Aufwand hängt von Ihrer Konstellation ab. Er wird bestimmt von der Zahl der Datenflüsse, der Qualität der Daten in Xentral, der Zahl der Sonderfälle bei Preisen, Lagern und Kunden und der geforderten Aktualität. Ein Datenfluss in eine Richtung ist deutlich schneller gebaut als ein Abgleich in beide Richtungen mit Konfliktregeln.

Wir arbeiten mit einem offenen Stundensatz von 30 € netto, ohne Notfall-Aufschlag. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine schriftliche Schätzung, die die Datenflüsse einzeln ausweist, sodass Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern können. Bei klar umrissenen Paketen ist auch ein Festpreis möglich. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen oder Gebühren für Xentral und für Zusatzdienste. Wir weisen diese Posten in der Schätzung getrennt aus, damit Sie Angebote über mehrere Jahre vergleichen können.

Zu einem ehrlichen Angebot gehört, die Grenzen zu nennen. Wir verkaufen keinen fertigen Connector von der Stange, sondern entwickeln Magento Xentral projektbezogen nach Ihren Abläufen. Das bedeutet: Wir setzen genau das um, was Sie brauchen, aber nicht in einem Tag und nicht für einen Pauschalpreis, der vorher nicht kalkulierbar ist.

Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office. Wir sind keine Großagentur mit hundert Mitarbeitern und können nicht jedes Projekt zu jeder Zeit annehmen. Wir sagen Ihnen früh, ob und wann wir Kapazität haben. Kunden nennen wir nur mit deren Zustimmung, im Erstgespräch sprechen wir gern über vergleichbare Konstellationen.

Wir geben keine Rechtsberatung. Fragen zu Auftragsverarbeitung, Datenschutz und den Lizenzbedingungen von Xentral klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung und dem Hersteller. Was technisch möglich ist, hängt von Version, Betrieb und Lizenz Ihres Systems ab und wird in der Bestandsaufnahme geprüft.