Magento Business Central: Anbindung an Microsoft Dynamics 365 und Navision

Navision war lange der gebräuchliche Name für ein ERP-System, das später unter dem Namen Microsoft Dynamics NAV lief. Aus diesem System ist Microsoft Dynamics 365 Business Central geworden. Im Alltag sagen viele weiterhin Navision, wenn sie ihr System meinen, auch wenn sie bereits mit Business Central arbeiten. Für die Anbindung Magento Business Central ist die genaue Bezeichnung wichtig, weil Version und Betriebsform die Schnittstellen bestimmen.

Business Central gibt es als Cloud-Lösung und für den Betrieb im eigenen Haus. Das ist für die Anbindung entscheidend, weil Anmeldeverfahren und Zugriffsrechte unterschiedlich sind. In der Cloud melden sich Anwendungen über Microsoft Entra ID mit OAuth 2.0 an. Im eigenen Haus hängt die Anmeldung von der Einrichtung ab und muss vom Administrator freigegeben werden, etwa die einfache Anmeldung mit Benutzername und Zugriffsschlüssel.

Navision-Installationen laufen oft seit vielen Jahren und wurden angepasst: eigene Felder, eigene Berichte, eigene Abläufe. Das macht jede Anbindung ein Stück individuell. Die Anbindung Magento Business Central beginnt deshalb immer mit drei Fragen: Welche Version setzen Sie ein, wer betreut Ihr System, und welche Anpassungen gibt es? Erst danach lässt sich seriös sagen, welcher Weg passt.

Welche Daten bei Magento Business Central fließen, legen Sie mit uns in der Bestandsaufnahme fest. Typisch sind fünf Bereiche, die sich einzeln oder gemeinsam umsetzen lassen.

Nicht jedes Projekt zu Magento Business Central braucht alle fünf Bereiche. Oft beginnt ein Projekt mit Bestellungen und Bestand und wächst später um Preise und Belege. So sehen Sie schnell Ergebnisse und können das Budget in Etappen einsetzen.

Die Tabelle zeigt ein typisches Muster. In Ihrem Betrieb kann es abweichen, und genau das klären wir in der Bestandsaufnahme.

Bei Magento Business Central verhindert eine klare Regel zur Datenhoheit die meisten Streitfälle. Was in beiden Systemen änderbar ist, führt früher oder später zu Widersprüchen. Deshalb legen wir pro Datenart genau ein führendes System fest und beschreiben die Regel für den Konfliktfall. Gleiche Begriffe bedeuten dabei nicht immer dasselbe: Ein Artikelstatus im ERP kann im Shop mehrere Zustände haben, und eine Steuerkennung muss in beiden Systemen zum selben Satz führen.

Für Magento Business Central gilt: Business Central stellt eine Programmierschnittstelle in der Version 2.0 bereit, über die Anwendungen Daten per REST austauschen. Microsoft beschreibt dafür den Ansatz der sogenannten Connect-Apps, bei denen eine Anwendung eines Dritten über Standardaufrufe Daten mit Business Central austauscht. Für Artikel, Kunden, Verkaufsaufträge und Rechnungen gibt es entsprechende Endpunkte.

Wer Eigenheiten Ihres Systems abbilden muss, etwa selbst angelegte Felder oder besondere Abläufe, kann zusätzliche Schnittstellen als Erweiterung in der Programmiersprache AL bereitstellen. Das verändert den Kern des ERP nicht und bleibt bei Updates nachvollziehbar. Ob das nötig ist, zeigt die Bestandsaufnahme.

Die Rechte vergibt Business Central über Berechtigungssätze. Wir arbeiten mit einem eigenen Zugang, der nur die Rechte hat, die die Anbindung braucht. Das schützt Ihre Daten und lässt sich bei Bedarf jederzeit nachvollziehen. Welche Anmeldung und welche Endpunkte bei Ihrer Version und Betriebsform gelten, prüfen wir vor dem Angebot, denn bei Cloud und eigenem Betrieb unterscheiden sie sich.

Für Magento Business Central und Navision gibt es Zusatzprodukte und Integrationsplattformen. Ob eines davon zu Ihrem Ablauf passt, prüfen wir vor einer Entscheidung ehrlich. Deckt ein vorhandenes Produkt Ihre Anforderungen ab, ist es oft die wirtschaftlichere Wahl, und wir sagen Ihnen das.

Eine individuelle Entwicklung für Magento Business Central lohnt sich, wenn Ihre Abläufe vom Standard abweichen: besondere Preisregeln, mehrere Lager, Sonderartikel, Zahlungsziele je Kunde oder ein angepasstes Navision, das Standardprodukte nicht kennen. Sie ist teurer im Start, passt aber genau. Oft ist eine Mischung sinnvoll, bei der Bewährtes genutzt und nur die Abweichungen ergänzt werden.

Eine Middleware lohnt sich, wenn mehr als zwei Systeme verbunden werden, etwa Shop, ERP, Produktinformationssystem und Versanddienstleister. Die Entscheidungshilfe dazu steht im Ratgeber zur ERP-Anbindung. Für die Seite des Shops lohnt auch der Blick auf den Ratgeber zum B2B-Shop, wenn Kundenpreise und Firmenkonten eine Rolle spielen.

Auf der Magento-Seite bauen wir die Anbindung als eigenes Modul nach den Standards des Systems, ohne Eingriffe in den Kern. Das Modul nutzt die Schnittstellen und Warteschlangen von Magento, damit Übertragungen im Hintergrund laufen und der Shop für Besucher nicht langsamer wird. Bestellungen werden beim Eingang in eine Warteschlange gestellt und dort abgearbeitet, bis das ERP sie bestätigt hat.

Preise nach Kundengruppen, Staffelpreise und mehrere Lager bildet Magento mit eigenen Funktionen ab, die die Anbindung befüllt. Wir nutzen nach Möglichkeit diese Standardfunktionen, statt eigene Tabellen zu erfinden. Das hält den Shop updatefähig und lässt andere Entwickler später mitarbeiten.

Im Admin sehen Sie, was übertragen wurde: Ein Protokoll zeigt Datum, Datensatz und Ergebnis, mit Filter für Fehler. Für die Eigenheiten von Business Central ergänzen wir Einstellungen im Admin, etwa Zuordnungen von Zahlarten, Versandarten und Steuerklassen, damit Änderungen keine Entwicklung brauchen.

Bei Business Central kommt ein Vorteil hinzu: Gibt es eine Testumgebung, lässt sich der Datenabgleich dort gefahrlos üben, bevor produktive Daten angefasst werden. Wir bauen Magento Business Central zuerst gegen diese Testumgebung und stellen erst nach Ihrer Freigabe auf die produktiven Daten um.

Diese Punkte sehen wir in Projekten immer wieder. Sie lassen sich planen, wenn man sie früh kennt.

• Angepasstes Navision

  Eigene Erweiterungen im ERP verändern die Schnittstellen und müssen vorab bekannt sein.

• Unklare Datenhoheit

  Preise oder Kundendaten werden in beiden Systemen geändert und überschreiben sich.

• Fehlende Überwachung

  Eine ausgefallene Übertragung fällt erst nach Tagen auf, weil niemand ins Protokoll schaut.

• Updates im ERP

  Nach einem Versionswechsel funktioniert die Anbindung nicht mehr, weil sie nicht getestet wurde.

• Sonderfälle

  Teillieferungen, Retouren, Gutschriften und Auslandsbestellungen fehlen im Konzept.

• Zu viel Echtzeit

  Jede Änderung sofort zu übertragen erhöht Last und Aufwand, ohne dass das Geschäft es braucht.

Eine Anbindung verbindet zwei Systeme mit Geschäftsdaten, deshalb gelten klare Regeln. Der Austausch läuft verschlüsselt, Zugangsdaten liegen nicht im Quellcode, sondern in der geschützten Konfiguration, und die Anbindung erhält nur die Rechte, die sie braucht. Zugänge gehören zu einem eigenen Dienstkonto, nie zu einem privaten Konto einer Person.

Beim Testen arbeiten wir mit Testdaten oder anonymisierten Daten, soweit möglich. Sobald Entwickler Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen, etwa Kundenkonten oder Bestellungen aus Business Central, braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das klären wir vor dem Start, damit Sie rechtlich sauber aufgestellt sind.

Das Protokoll der Anbindung enthält, was für den Betrieb nötig ist, aber keine Zugangsdaten und keine unnötigen Personendaten. Aufbewahrungsfristen legen wir mit Ihnen fest. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Wir halten den Einstieg bewusst kurz, damit Sie schnell wissen, ob und wie die Anbindung machbar ist.

Die folgenden Konstellationen sind Beispiele aus der Praxis von Magento Business Central Projekten, keine Aussagen über bestimmte Kunden. Die erste ist ein Großhändler, dessen Kunden jeweils eigene Preise und Staffeln haben. Preise liegen im ERP, der Shop soll sie nach der Anmeldung anzeigen, und Bestellungen sollen ohne Abtippen im ERP landen. Hier steht der Datenfluss für Preise und Aufträge im Mittelpunkt, die Aktualität des Bestands ist zweitrangig.

Die zweite Konstellation ist ein Hersteller mit vielen Varianten und mehreren Lagern. Die Herausforderung liegt in der Zuordnung von Varianten zwischen den Systemen und in der Frage, aus welchem Lager der Shop Verfügbarkeit berechnet. Eine saubere Zuordnung der Nummern ist die Grundlage, sonst entstehen Dubletten, die später aufwendig bereinigt werden müssen.

Die dritte Konstellation ist ein Händler mit einem über Jahre angepassten Navision, das eigene Felder und eigene Abläufe enthält. Hier beginnt das Projekt mit einer gründlichen Analyse, weil Standardwissen nicht ausreicht. Das Ergebnis kann auch lauten, dass ein Teil des Wunschs nicht oder nur mit hohem Aufwand machbar ist. Das sagen wir offen, bevor Sie investieren. Auch das ist ein Ergebnis, das Ihnen Geld spart.

Eine Schnittstelle ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Betrieb. Nach dem Start überwacht ein Protokoll jede Übertragung: Was wurde wann übertragen, was ist fehlgeschlagen, was wird wiederholt? Fehler, die sich nicht automatisch beheben lassen, werden sichtbar gemeldet, damit niemand erst durch eine Kundenbeschwerde davon erfährt.

Updates verändern die Lage. Ein Magento-Update, ein neuer Stand bei Business Central oder eine Änderung der Schnittstelle des Herstellers können die Anbindung beeinflussen. Deshalb gehört zur Planung eine Absprache, wie Updates getestet werden und wer sie freigibt. Die laufende Pflege lässt sich über einen Wartungsvertrag regeln, der Überwachung, Updates und Fehlerbehebung abdeckt.

Dokumentation ist Teil der Lieferung. Sie erhalten eine Beschreibung der Datenflüsse, der Zuordnungen und der Regeln für Sonderfälle, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Anbindung versteht und weiterführen kann. Quellcode und Zugänge liegen bei Ihnen.

Eine pauschale Zahl für Magento Business Central wäre unseriös, denn der Aufwand hängt von Ihrer Konstellation ab. Er wird bestimmt von der Zahl der Datenflüsse, der Qualität der Daten in Business Central, der Zahl der Sonderfälle bei Preisen, Lagern und Kunden und der geforderten Aktualität. Ein Datenfluss in eine Richtung ist deutlich schneller gebaut als ein Abgleich in beide Richtungen mit Konfliktregeln.

Wir arbeiten mit einem offenen Stundensatz von 30 € netto, ohne Notfall-Aufschlag. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine schriftliche Schätzung, die die Datenflüsse einzeln ausweist, sodass Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern können. Bei klar umrissenen Paketen ist auch ein Festpreis möglich. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen oder Gebühren für Business Central und für Zusatzdienste. Wir weisen diese Posten in der Schätzung getrennt aus, damit Sie Angebote über mehrere Jahre vergleichen können.

Zu einem ehrlichen Angebot gehört, die Grenzen zu nennen. Wir verkaufen keinen fertigen Connector von der Stange, sondern entwickeln Magento Business Central projektbezogen nach Ihren Abläufen. Das bedeutet: Wir setzen genau das um, was Sie brauchen, aber nicht in einem Tag und nicht für einen Pauschalpreis, der vorher nicht kalkulierbar ist.

Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office. Wir sind keine Großagentur mit hundert Mitarbeitern und können nicht jedes Projekt zu jeder Zeit annehmen. Wir sagen Ihnen früh, ob und wann wir Kapazität haben. Kunden nennen wir nur mit deren Zustimmung, im Erstgespräch sprechen wir gern über vergleichbare Konstellationen.

Wir geben keine Rechtsberatung. Fragen zu Auftragsverarbeitung, Datenschutz und den Lizenzbedingungen von Business Central klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung und dem Hersteller. Was technisch möglich ist, hängt von Version, Betrieb und Lizenz Ihres Systems ab und wird in der Bestandsaufnahme geprüft.