Warenwirtschaft, ERP und PIM: was braucht ein Online-Shop?

1. Warenwirtschaft, ERP und PIM: Was die Begriffe bedeuten

Die Begriffe werden im Alltag oft vermischt. Eine Warenwirtschaft, kurz WaWi, verwaltet Artikel, Lagerbestände, Aufträge, Versand und Rechnungen und ist vor allem im Handel verbreitet. Ein ERP-System geht weiter: Es bildet die Abläufe eines Unternehmens ab, von Einkauf und Lager über Verkauf bis zur Buchhaltung, oft auch Produktion und Personal. Die Grenze ist fließend, und viele Produkte tragen beide Bezeichnungen.

Ein Produktinformationssystem, kurz PIM, hat eine andere Aufgabe. Es sammelt, ordnet und veredelt Produktdaten, also Texte, Merkmale, Bilder und Übersetzungen, und stellt sie für verschiedene Kanäle bereit, darunter den Shop. Ein PIM ersetzt weder Warenwirtschaft noch ERP, sondern ergänzt sie.

Für Warenwirtschaft, ERP und PIM gilt: Sie sind keine Konkurrenten, sondern Bausteine, die unterschiedliche Daten führen. Wie sie mit dem Shop zusammenspielen, zeigt dieser Ratgeber. Eine Übersicht unserer Leistungen finden Sie auf der Seite Magento Connector.

2. Die drei Systeme im Vergleich

Die Einordnung ist eine Faustregel. Ein kleiner Shop mit überschaubarem Katalog kommt oft mit einer Warenwirtschaft aus. Wer mehrere Standorte, Produktion oder komplexe Buchhaltung hat, braucht eher ein ERP. Ein PIM lohnt sich, wenn Produktdaten sehr umfangreich sind, in mehreren Sprachen vorliegen oder über viele Kanäle ausgespielt werden.

3. Was Ihr Online-Shop wirklich braucht

Fragen Sie nicht zuerst nach dem Produkt, sondern nach dem Problem. Verbringen Ihre Mitarbeiter viel Zeit damit, Bestellungen abzutippen? Dann brauchen Sie eine Anbindung des Shops an Ihre Warenwirtschaft oder Ihr ERP. Sind Produkttexte und Bilder an mehreren Stellen verstreut und widersprüchlich? Dann kann ein PIM helfen. Gibt es weder Warenwirtschaft noch ERP, ist die Einführung meist ein eigenes Projekt, das vor dem Shop geplant werden sollte.

Wer bereits ein System einsetzt, muss es nicht ersetzen, um einen Shop zu betreiben. Ein Magento-Shop lässt sich an viele gängige Systeme anbinden, und das ist meist günstiger als ein Systemwechsel. Wer noch keines hat, sollte bei der Auswahl auch darauf achten, ob eine gute Schnittstelle vorhanden ist, denn sie entscheidet später über Aufwand und Zuverlässigkeit der Anbindung.

Eine einfache Entscheidungshilfe: Zählen Sie auf, welche Daten heute doppelt gepflegt werden und wie viel Zeit das kostet. Aus dieser Liste ergibt sich, welches der drei Systeme Ihnen am meisten nützt, ob Warenwirtschaft, ERP und PIM oder nur eines davon. Viele Betriebe beginnen mit der Anbindung der Warenwirtschaft und denken über ein PIM erst nach, wenn der Katalog wächst.

4. Wer ist für welche Daten führend

Die wichtigste Regel jeder Anbindung lautet: Pro Datenart gibt es genau ein führendes System. Was in zwei Systemen änderbar ist, führt früher oder später zu Widersprüchen. Wer ein PIM einsetzt, muss außerdem wissen, dass Änderungen an PIM-geführten Feldern im Shop nicht dauerhaft sind, weil der nächste Abgleich sie überschreibt.

5. Wie Warenwirtschaft, ERP und PIM mit Magento verbunden werden

Die Verbindung übernimmt ein Connector. Er holt Daten aus dem führenden System ab, bringt sie in die Form, die Magento braucht, und schickt umgekehrt Bestellungen und Statusmeldungen zurück. Technisch gibt es vier Wege: die direkte Anbindung über die Programmierschnittstelle des Systems, eine Middleware, einen Dateiaustausch oder ein Fertigmodul. Die Entscheidungshilfe dazu steht im Ratgeber zur ERP-Anbindung.

Werden mehrere Systeme eingesetzt, etwa ERP und PIM, braucht es mehrere Anbindungen, die sich nicht in die Quere kommen dürfen. Deshalb legen wir zu Beginn fest, welches System für welche Daten führend ist, und prüfen, ob eine Middleware die Sache vereinfacht. Ein gutes Protokoll und eine Absprache zur Pflege gehören bei jeder Lösung dazu.

Für Warenwirtschaft, ERP und PIM gilt bei der Anbindung dasselbe Prinzip: Änderungen laufen im Hintergrund, Fehler erscheinen im Protokoll, und kurze Ausfälle eines Systems führen nicht zu verlorenen Bestellungen. Wer Warenwirtschaft, ERP und PIM verbindet, sollte außerdem prüfen, wie die Systeme Updates handhaben, denn nach einem Update muss die Anbindung weiter funktionieren.

6. Beispiele für Systeme und wie wir sie anbinden

Für die Systeme, die in der Praxis am häufigsten vorkommen, haben wir eigene Seiten und Ratgeber. Bei den ERP-Systemen sind das Business Central und Navision und die SAP-Integration, dazu der Ratgeber zur SAP-Schnittstelle. Bei den Warenwirtschaften sind es JTL-Wawi und plentymarkets, dazu die Ratgeber JTL-Wawi mit Magento verbinden und plentymarkets mit Magento verbinden.

Bei den Produktinformationssystemen sind es Akeneo und Pimcore, dazu die Ratgeber zum Akeneo Magento Connector und zu Pimcore mit Magento verbinden. Weitere Systeme binden wir nach Prüfung der Schnittstelle ebenfalls an. Wenn Ihr System fehlt, schreiben Sie uns, und wir prüfen ehrlich, ob eine Anbindung machbar und sinnvoll ist.

7. Aufwand und Kosten der Anbindung

Der Aufwand hängt von der Zahl der Datenflüsse, der Qualität der Daten, den Sonderfällen bei Preisen, Lagern und Kunden und der gewünschten Aktualität ab. Ein Datenfluss in eine Richtung ist schneller gebaut als ein Abgleich in beide Richtungen mit Konfliktregeln. Eine pauschale Zahl wäre unseriös.

Wir schätzen nach einer Bestandsaufnahme schriftlich ab, der Stundensatz beträgt 30 Euro netto, siehe Preise. Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen der Systeme. Allgemeine Hinweise zu Kosten finden Sie im Ratgeber Magento Kosten.

Bei Warenwirtschaft, ERP und PIM lohnt es, in Etappen zu denken: Zuerst der Datenfluss mit dem größten Nutzen, dann die übrigen. So verteilt sich das Budget, und Sie sehen früh, ob die Anbindung hält, was sie verspricht.

8. Wie wir Sie unterstützen

Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office. Wir entwickeln Anbindungen projektbezogen, nach Ihren Abläufen und mit dokumentierten Regeln, und wir verkaufen keinen fertigen Connector von der Stange. Quellcode und Zugänge bleiben bei Ihnen.

Dieser Ratgeber gibt eine allgemeine Orientierung. Für ein erstes Gespräch genügt eine kurze Nachricht über unsere Kontaktseite. Nennen Sie uns Ihre Systeme und die gewünschten Datenflüsse, dann können wir die Machbarkeit gezielt einschätzen.

9. Zusammenfassung

Warenwirtschaft, ERP und PIM sind keine Konkurrenten, sondern Bausteine mit unterschiedlichen Aufgaben. Ein Magento-Shop lässt sich an viele gängige Systeme anbinden, und entscheidend ist, wer für welche Daten führend ist.

Hinweis: Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung. Welche Systeme Sie brauchen, hängt von Ihrem Unternehmen ab.

10. FAQ zu Warenwirtschaft, ERP und PIM