Magento DATEV: Umsätze, Zahlungen und Belege aus dem Shop für die Buchhaltung bereitstellen

DATEV ist ein Genossenschaftsunternehmen, das Software und Dienste für Steuerberatungen, Unternehmen und deren Buchhaltung anbietet. Für einen Online-Händler ist DATEV meist die Seite der Steuerberatung: Dort werden Buchungen erfasst, Umsatzsteuer berechnet und Abschlüsse erstellt. Ihr Shop liefert dafür die Rohdaten, also Umsätze, Steuern, Zahlungen und Belege.

Das unterscheidet Magento DATEV von der Anbindung an ein ERP. Es geht weniger um Artikel und Bestand, sondern um buchhalterisch saubere Daten: Welche Umsätze gehören auf welches Konto, welcher Steuerschlüssel gilt, wie werden Zahlungsgebühren und Erstattungen gebucht? Diese Regeln legt Ihre Steuerberatung fest, und wir setzen sie technisch um.

Magento DATEV beginnt deshalb mit einem Gespräch zu dritt: Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung, Sie und wir. Dort klären wir, in welcher Form die Daten ankommen sollen, wie oft, und welche Konten und Steuerschlüssel gelten. Erst danach lässt sich seriös sagen, welcher Weg passt.

Wichtig ist auch, ob Ihr Shop direkt an DATEV liefert oder ob die Daten zuerst in einem Rechnungsprogramm wie Lexware oder WISO landen und von dort weitergegeben werden. Beides ist üblich. Wir richten die Anbindung so ein, wie Ihre Buchhaltung arbeitet, statt Ihre Abläufe an die Schnittstelle anzupassen.

Welche Daten bei Magento DATEV fließen, legen Sie mit Ihrer Steuerberatung und uns in der Bestandsaufnahme fest. Typisch sind fünf Bereiche.

Nicht jedes Projekt zu Magento DATEV braucht alle fünf Bereiche. Oft beginnt es mit Umsätzen und Zahlungen und wächst später um Belege und Debitoren. So sehen Sie schnell Ergebnisse und können das Budget in Etappen einsetzen.

Die Tabelle zeigt ein typisches Muster. In Ihrem Betrieb kann es abweichen, und genau das klären wir in der Bestandsaufnahme mit Ihrer Steuerberatung.

Bei Magento DATEV verhindert eine klare Regel zur Zuständigkeit die meisten Streitfälle: Die Steuerberatung legt Konten und Steuerschlüssel fest, der Shop liefert die Daten, und das Protokoll zeigt, was übergeben wurde. Wir dokumentieren die Zuordnung, damit bei einem Wechsel der Steuerberatung nichts verloren geht. Auch der Zeitpunkt der Buchung gehört dazu: Ob nach Bestellung, Zahlung oder Versand gebucht wird, bestimmt Ihre Steuerberatung.

Für Magento DATEV nennt DATEV mehrere Wege. Die Grundlage ist das DATEV-Format, ein Dateiformat für strukturierte Buchungsdaten. Darauf baut der Buchungsdatenservice auf, der strukturierte Buchungsdaten und zugehörige digitale Belege aus Programmen von Partnern in die Buchhaltung von DATEV übergibt. Daneben gibt es den Rechnungsdatenservice, der PDF-Belege mit strukturierten Daten in DATEV Unternehmen online übergibt und eine erweiterte Verarbeitung dort voraussetzt, sowie eine Programmierschnittstelle für den Datenaustausch in der Cloud.

Die einfachste Variante ist ein Export als Datei, bei dem Belege nicht mitgehen und jede Übergabe einen manuellen Schritt braucht. Für einen Shop mit mehr als wenigen Bestellungen lohnt meist ein Weg, der Buchungen und Belege automatisch übergibt. Welcher Weg bei Ihnen möglich ist, hängt von den DATEV-Produkten Ihrer Steuerberatung und von deren Einstellungen ab.

DATEV weist selbst darauf hin, dass es prüft, ob die Ausgabedatei eines Partnerprogramms korrekt eingelesen wird, aber nicht garantieren kann, dass der Funktionsumfang Ihren Anforderungen entspricht. Das ist ein Grund mehr, die Anbindung gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung zu testen. Diese Angaben stammen von DATEV-Seiten und Partnerseiten und können sich ändern, deshalb prüfen wir sie vor dem Angebot.

Für die Übergabe von Shop-Daten an DATEV gibt es Zusatzprodukte von Drittanbietern, und viele Buchhaltungsprogramme exportieren selbst in DATEV-Formaten. Oft ist der wirtschaftlichste Weg, Rechnungen in einem Programm wie Lexware, Sage oder WISO zu erzeugen und von dort an DATEV zu übergeben. Ob ein vorhandener Weg Ihre Anforderungen abdeckt, prüfen wir ehrlich vor einer Entscheidung. Fragen Sie bei jedem Weg, wer ihn pflegt, wenn DATEV Formate ändert.

Eine individuelle Entwicklung für Magento DATEV lohnt sich, wenn Ihre Abläufe vom Standard abweichen: mehrere Zahlungsanbieter mit eigenen Abrechnungen, Mischsteuersätze, Auslandsverkäufe mit besonderen Regeln oder Belege, die in einem bestimmten Format ankommen sollen. Sie ist teurer im Start, passt aber genau. Rechnen Sie dabei auch die Pflege ein, denn Steuerregeln ändern sich.

Wenn mehr als zwei Systeme verbunden werden, etwa Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung, kann eine Middleware sinnvoll sein. Die Entscheidungshilfe steht im Ratgeber zur ERP-Anbindung.

Auf der Magento-Seite bauen wir die Anbindung als eigenes Modul nach den Standards des Systems, ohne Eingriffe in den Kern. Das Modul nutzt die Schnittstellen und Warteschlangen von Magento, damit Übertragungen im Hintergrund laufen und der Shop für Besucher nicht langsamer wird. Bestellungen werden beim Eingang in eine Warteschlange gestellt und dort abgearbeitet, bis das ERP sie bestätigt hat.

Umsätze, Steuern, Versandkosten, Zahlungen und Erstattungen bildet Magento mit eigenen Funktionen ab, und genau diese Daten bereiten wir für die Buchhaltung auf. Wir nutzen nach Möglichkeit die Standardfunktionen von Magento, statt eigene Tabellen zu erfinden. Das hält den Shop updatefähig und lässt andere Entwickler später mitarbeiten.

Im Admin sehen Sie, was übertragen wurde: Ein Protokoll zeigt Datum, Datensatz und Ergebnis, mit Filter für Fehler. Für die Eigenheiten von DATEV ergänzen wir Einstellungen im Admin, etwa Zuordnungen von Zahlarten, Versandarten und Steuerklassen, damit Änderungen keine Entwicklung brauchen.

Bei DATEV zählt die Zuordnung zu Konten und Steuerschlüsseln. Magento DATEV bekommt dafür Einstellungen im Admin, in denen Ihre Steuerberatung oder Buchhaltung Zahlarten, Versandarten und Steuerklassen den vereinbarten Konten zuordnet, ohne dass jede Änderung eine Entwicklung braucht.

Diese Punkte sehen wir in Projekten immer wieder. Sie lassen sich planen, wenn man sie früh kennt.

• Konten und Steuerschlüssel

  Die Zuordnung wird geraten statt mit der Steuerberatung festgelegt, und Buchungen landen falsch.

• Zahlungsgebühren

  Gebühren der Zahlungsanbieter fehlen in den Buchungen und führen zu Differenzen.

• Auslandsverkäufe

  Besondere Steuerfälle werden im Konzept nicht berücksichtigt.

• Belege fehlen

  Der gewählte Weg überträgt keine PDFs, und die Buchhaltung sucht Belege von Hand.

• Zeitpunkt der Buchung

  Umsätze werden zum Bestelldatum statt zum vereinbarten Zeitpunkt gebucht.

• Fehlende Rückmeldung

  Fehler bei der Übernahme in DATEV fallen erst beim Monatsabschluss auf.

Eine Anbindung verbindet zwei Systeme mit Geschäftsdaten, deshalb gelten klare Regeln. Der Austausch läuft verschlüsselt, Zugangsdaten liegen nicht im Quellcode, sondern in der geschützten Konfiguration, und die Anbindung erhält nur die Rechte, die sie braucht. Zugänge gehören zu einem eigenen Dienstkonto, nie zu einem privaten Konto einer Person.

Beim Testen arbeiten wir mit Testdaten oder anonymisierten Daten, soweit möglich. Sobald Entwickler Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen, etwa Kundenkonten oder Bestellungen aus DATEV, braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das klären wir vor dem Start, damit Sie rechtlich sauber aufgestellt sind.

Das Protokoll der Anbindung enthält, was für den Betrieb nötig ist, aber keine Zugangsdaten und keine unnötigen Personendaten. Aufbewahrungsfristen legen wir mit Ihnen fest. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Wir halten den Einstieg bewusst kurz, damit Sie schnell wissen, ob und wie die Anbindung machbar ist.

Die folgenden Konstellationen sind Beispiele aus der Praxis von Magento DATEV Projekten, keine Aussagen über bestimmte Kunden. Die erste ist ein kleiner Händler, der monatlich eine Tabelle mit Umsätzen an seine Steuerberatung schickt. Ein Magento DATEV Export macht daraus eine saubere Datei im vereinbarten Format, ohne dass jemand Zahlen kopieren muss. Das spart Zeit bei jedem Monatsabschluss.

Die zweite Konstellation ist ein Händler mit mehreren Zahlungsanbietern. Die Herausforderung liegt in der Abstimmung: Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen müssen den Bestellungen zugeordnet werden, damit offene Posten stimmen. Wir bilden die mit der Steuerberatung abgestimmten Regeln ab und testen sie mit echten Abrechnungen.

Die dritte Konstellation ist ein Betrieb mit Verkäufen in mehrere Länder. Hier entscheiden Steuerfälle über die Buchung, und die Regeln müssen vor dem Start feststehen. Wir setzen sie so um, wie Ihre Steuerberatung sie vorgibt, und halten fest, welche Annahmen gelten.

In allen drei Fällen zahlt sich eine kleine Probe aus: Bevor die Anbindung produktiv läuft, werden einige typische Bestellungen als Testbuchungen übergeben, darunter eine mit mehreren Steuersätzen, eine mit Auslandslieferung und eine mit Erstattung. Ihre Steuerberatung prüft das Ergebnis, und erst danach läuft der Betrieb. So zeigen sich Zuordnungsfehler früh und kosten wenig.

Eine Schnittstelle ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Betrieb. Nach dem Start überwacht ein Protokoll jede Übertragung: Was wurde wann übertragen, was ist fehlgeschlagen, was wird wiederholt? Fehler, die sich nicht automatisch beheben lassen, werden sichtbar gemeldet, damit niemand erst durch eine Kundenbeschwerde davon erfährt.

Updates verändern die Lage. Ein Magento-Update, ein neuer Stand bei DATEV und Ihrer Steuerberatung oder eine Änderung der Schnittstelle des Herstellers können die Anbindung beeinflussen. Deshalb gehört zur Planung eine Absprache, wie Updates getestet werden und wer sie freigibt. Die laufende Pflege lässt sich über einen Wartungsvertrag regeln, der Überwachung, Updates und Fehlerbehebung abdeckt.

Dokumentation ist Teil der Lieferung. Sie erhalten eine Beschreibung der Datenflüsse, der Zuordnungen und der Regeln für Sonderfälle, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Anbindung versteht und weiterführen kann. Quellcode und Zugänge liegen bei Ihnen.

Eine pauschale Zahl für Magento DATEV wäre unseriös, denn der Aufwand hängt von Ihrer Konstellation ab. Er wird bestimmt von der Zahl der Datenflüsse, der Qualität der Daten in DATEV, der Zahl der Sonderfälle bei Steuerschlüsseln, Erlöskonten und Auslandsbestellungen und der geforderten Aktualität. Ein Datenfluss in eine Richtung ist deutlich schneller gebaut als ein Abgleich in beide Richtungen mit Konfliktregeln.

Wir arbeiten mit einem offenen Stundensatz von 30 € netto, ohne Notfall-Aufschlag. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine schriftliche Schätzung, die die Datenflüsse einzeln ausweist, sodass Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern können. Bei klar umrissenen Paketen ist auch ein Festpreis möglich. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen oder Gebühren für DATEV und für Zusatzdienste. Wir weisen diese Posten in der Schätzung getrennt aus, damit Sie Angebote über mehrere Jahre vergleichen können.

Zu einem ehrlichen Angebot gehört, die Grenzen zu nennen. Wir verkaufen keinen fertigen Connector von der Stange, sondern entwickeln Magento DATEV projektbezogen nach Ihren Abläufen. Das bedeutet: Wir setzen genau das um, was Sie brauchen, aber nicht in einem Tag und nicht für einen Pauschalpreis, der vorher nicht kalkulierbar ist.

Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office. Wir sind keine Großagentur mit hundert Mitarbeitern und können nicht jedes Projekt zu jeder Zeit annehmen. Wir sagen Ihnen früh, ob und wann wir Kapazität haben. Kunden nennen wir nur mit deren Zustimmung, im Erstgespräch sprechen wir gern über vergleichbare Konstellationen.

Wir geben keine Rechtsberatung. Fragen zu Auftragsverarbeitung, Datenschutz und den Lizenzbedingungen von DATEV klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung und dem Hersteller. Was technisch möglich ist, hängt von Version, Betrieb und Lizenz Ihres Systems ab und wird in der Bestandsaufnahme geprüft.