Magento Angebote: Vom Angebot zum Auftrag, ohne Medienbruch und ohne zweites Programm

Ein Angebot ist ein verbindliches oder freibleibendes Dokument mit Positionen, Preisen, Konditionen und einer Gültigkeit. Im Ablauf steht es zwischen Anfrage und Auftrag: Der Kunde fragt an, Sie erstellen das Angebot, der Kunde nimmt an oder verhandelt, und aus dem angenommenen Angebot entsteht der Auftrag. Magento Angebote bedeuten, diesen Weg im Admin abzubilden.

Wichtig sind drei Dinge. Erstens: Das Angebot nutzt Kundendaten und Preise aus Magento, sodass nichts abgeschrieben werden muss. Zweitens: Es lässt sich als PDF versenden und wird nachverfolgt, mit Status wie offen, angenommen, abgelehnt oder abgelaufen. Drittens: Aus dem angenommenen Angebot wird per Klick ein Auftrag, ohne dass Positionen neu erfasst werden.

Die Anforderungen sind je nach Betrieb verschieden. Ein Handwerksbetrieb braucht Angebote mit Freitextpositionen und Arbeitszeit, ein Händler Angebote mit Staffelpreisen und Mengen, ein Hersteller Angebote mit Varianten und Lieferzeiten. Deshalb bauen wir Magento Angebote nach Ihrem Ablauf und nicht nach einer Vorlage.

Magento Angebote sind kein Ersatz für eine Vertriebssoftware mit Pipeline und Prognose. Sie decken den Weg vom Angebot zum Auftrag ab, und wir sagen offen, wenn Sie mehr brauchen.

Bei Angeboten unterscheiden sich die Editionen deutlich. Wir prüfen zuerst, was Ihre Version mitbringt.

Ob Sie Open Source oder Adobe Commerce nutzen, entscheidet über den Weg. Bei Open Source bauen wir die Angebotsfunktion als Erweiterung; bei Adobe Commerce B2B prüfen wir, ob die verhandelbaren Angebote Ihren Ablauf abdecken, und ergänzen, was fehlt. Die Details halten wir in der Bestandsaufnahme fest.

Welche Bausteine sinnvoll sind, hängt von Ihrem Geschäft ab. Typisch sind diese.

Die Tabelle zeigt, was die Editionen mitbringen und was wir typischerweise ergänzen.

Die Angaben zu Adobe Commerce beschreiben den Funktionsumfang im Überblick. Die Details hängen von Version und Lizenz ab und sind vor einer Entscheidung zu prüfen.

Ein typischer Ablauf beginnt mit einer Anfrage per Mail, Telefon oder Formular. Ein Mitarbeiter öffnet das Kundenkonto und legt ein Angebot an. Positionen kommen aus dem Katalog, Preise aus der Kundengruppe oder einer hinterlegten Preisliste, Sonderpositionen werden als Freitext ergänzt. Das System berechnet Summen und Steuer und setzt eine Gültigkeit.

Das Angebot wird als PDF erzeugt und versendet. Ab jetzt ist es nachverfolgbar: Wurde es geöffnet, angenommen oder abgelehnt, und wann läuft es ab? Eine Wiedervorlage erinnert den Mitarbeiter, rechtzeitig nachzufassen. Verhandlungen führen zu einer neuen Fassung, die alte bleibt in der Historie.

Nimmt der Kunde an, per Mail oder über einen Bestätigungslink, wird aus dem Angebot per Klick ein Auftrag. Positionen, Preise und Konditionen werden übernommen, ohne dass jemand abschreibt. Von dort läuft der Weg wie gewohnt weiter: Lieferung, Rechnung, Zahlung.

Magento Angebote hängen so an derselben Datenbasis wie Kunden, Preise und Aufträge. Wer später ein ERP anbindet, übergibt Angebote und Aufträge über denselben Weg, ohne dass das Angebotswesen neu gebaut werden muss.

Ein Warenkorb reicht, wenn Ihre Kunden Standardprodukte zu Listenpreisen kaufen und nicht verhandeln. Dann sind Angebote überflüssig, und der Shop erledigt den Rest.

Angebote werden nötig, wenn Produkte erklärungsbedürftig sind, Mengen und Konditionen verhandelt werden oder Kunden ein Dokument für ihre interne Freigabe brauchen. Das betrifft viele B2B-Betriebe, aber auch Händler mit Projektgeschäft.

Wenn bereits ein ERP Angebote schreibt, ist die Anbindung oft der bessere Weg. Dazu siehe die Seite zum Magento Connector. Wir beraten, ob Magento Angebote oder die Anbindung bei Ihnen weniger Doppelarbeit bedeutet.

Wir bauen Erweiterungen als eigene Module nach den Standards von Magento, ohne Eingriffe in den Kern. Listen im Admin entstehen als Übersichten mit Filtern, Sortierung und Export, Masken zum Bearbeiten als Formulare mit Prüfungen, und Einstellungen legen Sie selbst im Admin fest, ohne dass jede Änderung eine Entwicklung braucht. Das hält den Shop updatefähig und lässt andere Entwickler später mitarbeiten.

Jede Funktion bekommt Berechtigungen. Im Admin lassen sich Rollen mit genau den Rechten anlegen, die eine Aufgabe braucht, sodass zum Beispiel der Vertrieb Angebote bearbeiten, aber keine Preise ändern darf. Zusätzlich lässt sich festhalten, wer wann was geändert hat, wenn Ihr Ablauf das verlangt.

Wir nutzen dabei, was Magento schon kann, statt es nachzubauen: Aufträge, Rechnungen, Kundenkonten, Preisregeln und Bestandsverwaltung gehören zum Standard und bleiben die Grundlage. Unsere Erweiterungen setzen darauf auf und ergänzen, was Ihr Ablauf zusätzlich braucht.

Bei Magento Angeboten legen wir Wert auf Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Ein versendetes Angebot wird nicht verändert; Änderungen erzeugen eine neue Fassung. So lässt sich später belegen, was dem Kunden wann angeboten wurde. Preise in einem Angebot werden festgehalten und ändern sich nicht, wenn der Katalogpreis später steigt.

Rechtliche Fragen, etwa zur Bindungswirkung, zu Freibleibend-Klauseln und zu den Texten im Angebot, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Wir bauen Felder und Textbausteine so, dass Ihre Vorgaben abbildbar sind.

Diese Punkte sehen wir bei Angeboten häufig.

• Preise driften

  Das Angebot nennt andere Preise als der spätere Auftrag.

• Keine Gültigkeit

  Angebote gelten unbegrenzt, und alte Preise werden eingefordert.

• Kein Nachfassen

  Offene Angebote werden vergessen, weil niemand sie sieht.

• Änderungen ohne Spur

  Versendete Angebote werden still geändert, und niemand weiß, was gilt.

• Medienbruch

  Aus dem Angebot wird per Hand ein Auftrag, und Fehler schleichen sich ein.

• Edition falsch eingeschätzt

  Es wird eine Funktion erwartet, die in der eingesetzten Edition nicht vorhanden ist.

Wir halten den Einstieg bewusst kurz, damit Sie schnell sehen, ob und wie Ihr Ablauf im Admin abbildbar ist.

Die folgenden Beispiele sind Konstellationen aus der Praxis, keine Aussagen über bestimmte Kunden. Im ersten Fall schreibt ein Großhändler Angebote in einer Tabelle und erfasst sie nach der Annahme noch einmal im Admin. Mit Magento Angeboten entsteht der Auftrag per Klick aus dem Angebot.

Im zweiten Fall verkauft ein Hersteller Maschinenteile mit Staffelpreisen und individuellen Lieferzeiten. Das Angebot nimmt die Preise aus der Kundengruppe, ergänzt die Lieferzeit je Position und hält die Gültigkeit fest.

Im dritten Fall braucht ein Kunde ein Angebot für seine interne Freigabe. Das PDF im Layout des Hauses geht per Mail, und der Kunde bestätigt über einen Link. Der Mitarbeiter sieht die Annahme im Admin und startet den Auftrag.

Wer Magento Angebote einführen will, fragt zuerst nach dem Aufwand. Magento Angebote schätzen wir nach einer Bestandsaufnahme, mit 30 Euro netto pro Stunde, und Sie sehen vorher, welcher Teil den größten Nutzen bringt. Magento Angebote lässt sich in Etappen bauen, und Magento Angebote ist auch für B2B-Betriebe möglich. Ob Magento Angebote im Admin oder ein externes System besser passt, entscheidet am Ende Ihr Ablauf, nicht unsere Vorliebe.

Nach dem Start beobachten wir die ersten Wochen mit und passen Vorlagen, Textbausteine und Status an, wo der Alltag etwas zeigt, das in der Planung nicht sichtbar war.

Im Admin arbeiten mehrere Personen mit Geschäftsdaten, deshalb gelten klare Regeln. Jede Person bekommt eine Rolle mit genau den Rechten, die sie braucht, Zugänge gehören zu persönlichen Konten, und die Anmeldung im Admin lässt sich mit einer zweiten Stufe absichern. Zugangsdaten liegen nicht im Quellcode, sondern in der geschützten Konfiguration.

Beim Testen arbeiten wir mit Testdaten oder anonymisierten Daten, soweit möglich. Sobald Entwickler Zugriff auf personenbezogene Daten bekommen, etwa Kundenkonten oder Bestellungen, braucht es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Das klären wir vor dem Start, damit Sie rechtlich sauber aufgestellt sind. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung, die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrem Unternehmen ab.

Eine Erweiterung im Admin ist kein einmaliges Projekt, sondern gehört zum laufenden Betrieb. Magento-Updates, neue Anforderungen und geänderte Abläufe verlangen Pflege. Deshalb gehört zur Planung eine Absprache, wie Updates getestet werden und wer sie freigibt. Die laufende Pflege lässt sich über einen Wartungsvertrag regeln, der Updates, Überwachung und Fehlerbehebung abdeckt.

Dokumentation ist Teil der Lieferung. Sie erhalten eine Beschreibung der Funktionen, der Rollen und der Einstellungen, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister die Erweiterung versteht und weiterführen kann. Quellcode und Zugänge liegen bei Ihnen, und Datensicherungen gehören zu jedem Betrieb.

Eine pauschale Zahl für Magento Angebote wäre unseriös, denn der Aufwand hängt von Ihren Abläufen ab. Er wird bestimmt von der Zahl der Funktionen, der Menge an Sonderfällen, den Rollen und Rechten und den Berichten, die Sie brauchen. Vieles gibt es für Kunden schon als Baustein, den wir auf Ihre Abläufe anpassen, und das senkt den Aufwand gegenüber einer Neuentwicklung.

Wir arbeiten mit einem offenen Stundensatz von 30 € netto, ohne Notfall-Aufschlag. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine schriftliche Schätzung, die die Funktionen einzeln ausweist, sodass Sie Umfang und Reihenfolge selbst steuern können. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Rechnen Sie neben der Entwicklung die laufenden Posten ein: Hosting, Wartung und gegebenenfalls Lizenzen. Wir weisen diese Posten in der Schätzung getrennt aus, damit Sie die Lösung mit einem externen ERP über mehrere Jahre vergleichen können, einschließlich dessen Lizenzen und der Anbindung.

Zu einem ehrlichen Angebot gehört, die Grenzen zu nennen. Wir verkaufen kein fertiges ERP aus Magento, sondern erweitern den Admin nach Ihren Abläufen. Für die hier genannten Bereiche gibt es Erweiterungen, die wir bereits für Kunden umgesetzt haben und auf Anfrage an Ihre Abläufe anpassen. Es sind keine Produkte von der Stange mit Listenpreis, sondern Bausteine, die wir mit Ihnen zuschneiden.

Magento ersetzt kein vollständiges ERP mit Finanzbuchhaltung, Lohn oder Produktion. Wir sagen Ihnen offen, wann ein externes System sinnvoller ist, und binden es dann an, siehe die Seite zum Magento Connector. Kunden nennen wir nur mit deren Zustimmung, im Erstgespräch sprechen wir gern über vergleichbare Konstellationen.

Für Rechnungen und andere Belege gelten steuerliche Anforderungen, etwa an Nummern und Unveränderbarkeit. Wir geben keine Rechtsberatung, sondern setzen die mit Ihrer Steuerberatung vereinbarten Regeln technisch um. Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office, und sagen Ihnen früh, ob und wann wir Kapazität haben.