Magento als Alternative für kleinere Unternehmen
Viele Shop-Betreiber fragen sich, ob sie neben Magento ein eigenes ERP brauchen. Dieser Ratgeber zeigt, wann ein ERP für den Online-Shop sinnvoll ist, was Magento im Admin selbst kann und wo die Grenzen liegen.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Was ein ERP für den Online-Shop eigentlich leistet
- 2. Was Magento im Admin schon mitbringt
- 3. Magento erweitern oder ERP anbinden: ein Vergleich
- 4. Wann ein externes ERP besser ist
- 5. Wann Magento als Alternative reicht
- 6. Was kostet der Weg über Magento?
- 7. Wie der Weg in der Praxis aussieht
- 8. Wie wir Sie unterstützen
- 9. Zusammenfassung
- 10. FAQ
1. Was ein ERP für den Online-Shop eigentlich leistet
Ein ERP-System führt die Abläufe eines Unternehmens zusammen: Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lager, Einkauf und oft auch die Buchhaltung. Ein ERP für den Online-Shop soll vor allem verhindern, dass dieselben Daten an mehreren Stellen gepflegt werden und auseinanderlaufen.
Die Frage ist deshalb nicht, ob ein ERP gut ist, sondern ob Ihr Unternehmen den Funktionsumfang braucht, für den Sie zahlen. Wer täglich viele Aufträge, mehrere Lager und komplexe Prozesse hat, profitiert von einem ERP. Wer einen überschaubaren Ablauf hat, zahlt oft für vieles, das er nie nutzt.
Dieser Ratgeber richtet sich an kleinere Unternehmen mit einem Magento-Shop, die vor dieser Entscheidung stehen. Unsere Leistung beschreiben wir auf der Seite Magento als ERP.
2. Was Magento im Admin schon mitbringt
Magento ist mehr als ein Schaufenster. Jede Bestellung erzeugt einen Kunden, einen Auftrag, eine Rechnung, eine Lieferung und eine Bestandsbuchung. Im Admin lassen sich Aufträge bearbeiten, Rechnungen und Gutschriften erstellen, Kundengruppen und Preise steuern und, mit Multi-Source Inventory, Bestände je Lager führen.
Damit deckt Magento einen Teil dessen ab, was ein ERP für den Online-Shop leistet. Was meist fehlt, sind Komfort und Tiefe: Notizen am Kunden, Zuständigkeiten, manuelle Rechnungen, Angebote, Preislisten je Kunde, Wareneingang und Inventur. Diese Lücken lassen sich mit Erweiterungen im Admin schließen.
Welche Funktionen Ihre Version bietet, hängt von Edition und Konfiguration ab. So kennt die Open-Source-Version keine Angebote, während Adobe Commerce B2B verhandelbare Angebote und Firmenkonten enthält. Prüfen Sie das, bevor Sie planen.
3. Magento erweitern oder ERP anbinden: ein Vergleich
| Aspekt | Magento erweitern | Externes ERP anbinden |
|---|---|---|
| Systeme | Eines | Zwei, mit Schnittstelle |
| Lizenzen | Keine zweite Lizenz | Lizenz für das ERP, oft je Benutzer |
| Anpassung | Nach Ihrem Ablauf im Admin | Im Rahmen des Produkts |
| Buchhaltung, Lohn, Produktion | Nicht enthalten | Je nach Produkt enthalten |
| Wachstum | Bis zu einer bestimmten Komplexität | Skaliert auf größere Organisationen |
| Risiko | Eigenentwicklung muss gepflegt werden | Schnittstelle muss gepflegt werden |
Beide Wege sind legitim. Wer ein ERP für den Online-Shop anbindet, bekommt einen breiten Funktionsumfang, zahlt aber Lizenz und Schnittstelle. Wer Magento erweitert, bekommt eine schlanke Lösung für den eigenen Ablauf, trägt aber die Pflege der Erweiterung.
Der Zwischenweg ist, mit Magento zu beginnen und später zu verbinden. Aufträge, Rechnungen und Lager laufen im Admin, die Buchhaltung bekommt ihre Daten über eine Anbindung. So bleibt Wachstum offen.
4. Wann ein externes ERP besser ist
Sechs Anzeichen für ein externes ERP
- ✓Sie planen Produktion mit Stücklisten und mehrstufiger Fertigung.
- ✓Sie rechnen Lohn und Gehalt im eigenen Haus ab.
- ✓Sie führen mehrere Gesellschaften oder Mandanten.
- ✓Sie brauchen Chargen, Seriennummern oder Lagerplätze mit Scannern.
- ✓Ein ERP ist bereits im Einsatz und läuft gut.
- ✓Ihr Finanzwesen verlangt eine Buchhaltung im Haus.
Treffen mehrere Punkte zu, ist ein ERP für den Online-Shop die bessere Wahl. Dann binden wir den Shop an, siehe die Seite zum Magento Connector und den Ratgeber Warenwirtschaft, ERP und PIM.
Ehrlich gesagt hängt die Grenze selten an der Größe des Shops, sondern an der Komplexität der Abläufe. Ein Händler mit tausenden einfachen Bestellungen ist mit Magento oft besser bedient als ein kleiner Betrieb mit Fertigung und Lohn.
5. Wann Magento als Alternative reicht
Magento reicht, wenn Ihre Abläufe aus Kunden, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Preisen und Lager bestehen und die Buchhaltung bei der Steuerberatung oder in einem einfachen Programm liegt. Das gilt für viele Händler und Hersteller, auch im B2B.
Besonders lohnt es sich, wenn Sie heute mit Tabellen und Papier neben dem Shop arbeiten oder ein ERP bezahlen, das Sie kaum nutzen. Dann ersetzt eine Erweiterung im Admin die Tabellen, und das ERP für den Online-Shop entfällt, ohne dass Sie Funktionen verlieren, die Sie wirklich brauchen.
Die sechs Bereiche, die wir typischerweise erweitern, beschreiben wir einzeln: Kundenverwaltung, Rechnungen, Aufträge, Angebote, Preise und Lager.
6. Was kostet der Weg über Magento?
Die Kosten hängen davon ab, wie viele Bereiche Sie erweitern und wie speziell Ihr Ablauf ist. Wir schätzen nach einer Bestandsaufnahme schriftlich ab, der Stundensatz beträgt 30 Euro netto, siehe Preise. Einiges haben wir bereits für Kunden umgesetzt und passen es auf Anfrage an.
Vergleichen Sie fair: Was kostet ein ERP für den Online-Shop über mehrere Jahre mit Lizenzen, Schnittstelle, Pflege und Anpassungen, und was kostet die Erweiterung des Admins mit Pflege? Erst dieser Vergleich zeigt, welcher Weg günstiger ist.
Wir erstellen den Vergleich gern mit Ihnen, auch wenn das Ergebnis lautet, beim ERP zu bleiben. Eine ehrliche Empfehlung ist uns wichtiger als ein Auftrag.
Rechnen Sie dabei auch die versteckten Posten ein: Zeit für die Pflege der Schnittstelle, Schulung neuer Mitarbeiter, Updates des ERP und der Anbindung. Ein ERP für den Online-Shop wirkt oft günstiger, als es im vierten Jahr ist, und eine Erweiterung wirkt teurer, als sie im Betrieb bleibt.
7. Wie der Weg in der Praxis aussieht
Der Weg beginnt mit der Bestandsaufnahme: Wie arbeiten Sie heute, welche Tabellen und Programme laufen neben dem Shop, und was davon soll im Admin ersetzt werden? Danach wählen wir den Bereich mit der meisten Handarbeit, etwa Rechnungen oder Lager, und bauen ihn zuerst.
Jeder Bereich wird mit echten Beispielen getestet, und Ihr Team arbeitet einige Tage parallel, bevor der alte Weg abgeschaltet wird. Wer ein ERP für den Online-Shop ersetzen will, sollte diesen Parallelbetrieb nicht auslassen, weil sich Lücken so früh und günstig zeigen.
Rechte, Sicherungen und Dokumentation gehören dazu. Der Admin wird zum Herz des Betriebs und braucht entsprechenden Schutz. Legen Sie fest, wer was sehen und ändern darf, und prüfen Sie regelmäßig, ob die Sicherungen sich auch wiederherstellen lassen. Das gilt für jedes ERP für den Online-Shop, ob selbst gebaut oder zugekauft.
8. Wie wir Sie unterstützen
Wir sind eine Webagentur, in der feste Freelancer zusammenarbeiten, alle im Home-Office. Wir erweitern den Magento-Admin projektbezogen, nach Ihren Abläufen und mit dokumentierten Regeln, und wir verkaufen kein fertiges ERP von der Stange. Quellcode und Zugänge bleiben bei Ihnen.
Dieser Ratgeber gibt eine allgemeine Orientierung. Für ein erstes Gespräch genügt eine kurze Nachricht über unsere Kontaktseite. Beschreiben Sie, wie Sie heute arbeiten, dann sagen wir Ihnen ehrlich, ob Magento reicht oder ein externes System besser passt.
9. Zusammenfassung
Ein ERP für den Online-Shop ist nicht immer nötig. Für kleinere Unternehmen mit überschaubaren Abläufen kann der erweiterte Magento-Admin Kunden, Rechnungen, Aufträge, Angebote, Preise und Lager abdecken.
ERP für den Online-Shop auf einen Blick
Magento kann
Aufträge, Rechnungen, Kundengruppen, Preise und mehrere Lager
Meist fehlt
Notizen, Zuständigkeit, manuelle Rechnungen, Angebote, Wareneingang, Inventur
Externes ERP besser
Bei Produktion, Lohn, mehreren Gesellschaften und Chargen
Entscheidung
Kosten über mehrere Jahre vergleichen, nicht nur die Lizenz
Hinweis: Dieser Artikel gibt eine allgemeine Orientierung. Funktionen hängen von Edition und Konfiguration ab; steuerliche und rechtliche Fragen klären Sie mit Ihrer Beratung.