Wie Sie bei Retouren oder Reklamationen eine Gutschrift erstellen und den Betrag korrekt erstatten.
Eine Gutschrift (Credit Memo) kann nur zu einer bereits abgerechneten (Invoice) Bestellung erstellt werden – ohne vorherige Rechnung gibt es rein rechnerisch nichts zu erstatten. In der Bestelldetailansicht oder direkt in der Rechnung klicken Sie dafür auf Credit Memo.
Ablauf
- Mengen der zurückzuerstattenden Artikel eintragen (bei Teilretouren nur die betroffene Menge auf ungleich 0 lassen, alle anderen auf 0 setzen).
- Bei Bedarf Versandkosten unter Refund Shipping anteilig oder vollständig erstatten.
- Unter Refund Totals prüfen, ob Adjustment-Felder nötig sind: Adjustment Refund für zusätzliche Erstattungsbeträge (z. B. Kulanz), Adjustment Fee für einzubehaltende Gebühren (z. B. eine Rücksendepauschale).
- Mit Refund (bei Online-Zahlungsarten) oder Refund Offline (bei manueller Erstattung, z. B. Überweisung) abschließen.
Online vs. Offline
Refund löst je nach Zahlungsanbieter eine echte Rückbuchung an den Kunden aus – das ist der Standardfall bei Kreditkarten- oder PayPal-Zahlungen, bei denen Magento über eine API-Anbindung direkt mit dem Zahlungsdienstleister kommuniziert. Refund Offline erstellt dagegen nur den Beleg im System, ohne dass Magento selbst Geld bewegt; die eigentliche Rücküberweisung erfolgt dann manuell außerhalb von Magento, z. B. per Banking-Software oder bei Rechnungskauf/Vorkasse.
Lagerbestand bei Retouren
Über das Häkchen Return to Stock pro Artikel legen Sie fest, ob die zurückerstattete Menge automatisch wieder dem Lagerbestand gutgeschrieben wird – sinnvoll bei intakter Ware, nicht sinnvoll bei defekten oder unbrauchbaren Retouren.
Nach Abschluss lässt sich die Gutschrift unter Sales > Credit Memos gesammelt einsehen und als PDF herunterladen; ein zugehöriger Bestellstatus wechselt automatisch auf "Closed" (bei Volltilgung) oder bleibt "Processing" (bei Teilerstattung).
Kommentar und Benachrichtigung bei der Gutschrift
Wie bei der Rechnung steht auch beim Erstellen einer Gutschrift ein Feld Comment Text zur Verfügung, um dem Beleg einen individuellen Hinweis mitzugeben (z. B. den Retourengrund oder eine Erklärung zur Kulanzerstattung). Über das Häkchen Email Copy of Credit Memo wird die fertige Gutschrift dem Kunden automatisch als PDF-Anhang zugestellt – unabhängig davon, ob die eigentliche Erstattung online oder offline erfolgt.
Gutschriften bei mehreren Teilrechnungen
Wurde eine Bestellung in mehreren Teilrechnungen abgerechnet, lässt sich eine Gutschrift gezielt zu einer einzelnen dieser Rechnungen erstellen: Öffnen Sie dazu die betreffende Rechnung unter Sales > Invoices und klicken dort auf Credit Memo. Die zur Auswahl stehenden Mengen und der maximal erstattbare Betrag beziehen sich dann nur auf diese eine Rechnung, nicht auf die gesamte Bestellung – wichtig, um bei komplexeren Bestellungen mit gestaffelter Lieferung nicht versehentlich zu viel zu erstatten.
Sichtbarkeit für den Kunden
Fertige Gutschriften erscheinen für den Kunden im Frontend unter "Mein Konto > Bestellungen" in der jeweiligen Bestellansicht als eigener Reiter Credit Memos und stehen dort ebenfalls als PDF-Download bereit. Der Kunde muss also nicht auf eine E-Mail warten, sondern kann den Beleg jederzeit selbst nachträglich abrufen.