Transaktions-E-Mails

<div class="prose prose-hyva max-w-none"><p>Wie Sie eine Standardvorlage als Ausgangspunkt laden, mit Variablen arbeiten und die angepasste Version im gewünschten Store View aktivieren.</p><p>Alle System-E-Mails (Bestellbestätigung, Rechnung, Versand, Gutschrift, Passwort-Reset, Newsletter) basieren auf editierbaren Vorlagen unter <em>Marketing &gt; Communications &gt; Email Templates</em>.</p> <h3>Eine neue Vorlage anlegen</h3> <p>Klicken Sie auf <strong>Add New Template</strong>. Im Dropdown <strong>Load default template</strong> wählen Sie die Standardvorlage, die Sie anpassen möchten (z. B. "Order Confirmation Template" für Neubestellungen), und klicken <strong>Load Template</strong> – der HTML-Quellcode der Standardvorlage erscheint im Editor als Ausgangspunkt, statt bei Null zu beginnen.</p> <img loading="lazy" src="{{media url=wysiwyg/handbuch/1kapitel/loaddefault11kategorie.png}}" alt="load" /> <h3>Template-Editor</h3> <p>Der Editor bietet zwei Ebenen: den sichtbaren HTML-Code im großen Textfeld sowie darüber die Felder <strong>Template Name</strong> (interner Name, erscheint nur im Backend) und <strong>Template Subject</strong> (die tatsächliche Betreffzeile, unterstützt ebenfalls Variablen). Über den Button <strong>Insert Variable</strong> fügen Sie an der Cursor-Position dynamische Platzhalter ein, z. B. <code>{{var order.increment_id}}</code> für die Bestellnummer oder <code>{{var customer.name}}</code> für den Kundennamen – welche Variablen verfügbar sind, hängt von der zugrunde liegenden Standardvorlage ab.</p> <img loading="lazy" src="{{media url=wysiwyg/handbuch/1kapitel/template11kategorie.png}}" alt="template" /> <h3>Vorschau vor dem Speichern</h3> <p>Der Button <strong>Preview Template</strong> rendert die E-Mail mit Beispieldaten in einem neuen Tab – so sehen Sie Layoutfehler (fehlende schließende Tags, kaputte Tabellen) sofort, ohne erst eine Testbestellung auslösen zu müssen.</p> <h3>Angepasste Vorlage aktivieren</h3> <p>Eine gespeicherte, eigene Vorlage wird erst wirksam, wenn Sie sie unter <em>Stores &gt; Configuration</em> im jeweiligen Bereich (z. B. <em>Sales &gt; Sales Emails</em> für Bestell-E-Mails, <em>Customers &gt; Customer Configuration</em> für Konto-E-Mails) im entsprechenden Dropdown auswählen – und zwar pro <strong>Store View</strong>, sofern Sie mehrsprachig verkaufen. Ohne diesen Schritt bleibt die neue Vorlage nur gespeichert, versendet wird weiterhin die Standardvorlage.</p> <p><strong>Praxis-Tipp:</strong> Bearbeiten Sie niemals die Kern-Dateien der Standardvorlagen im Dateisystem direkt – bei einem Magento-Update werden diese überschrieben. Der Weg über <em>Email Templates</em> im Backend übersteht Updates unverändert.</p></div>

<div class="prose prose-hyva max-w-none"><p>Welche E-Mail bei welchem Bestellschritt automatisch versendet wird, und wo Sie jede einzeln konfigurieren.</p><p>Magento verschickt entlang des Bestellprozesses vier unabhängige E-Mail-Typen, jeder mit eigenem Konfigurationsbereich unter <em>Stores &gt; Configuration &gt; Sales &gt; Sales Emails</em>.</p> <h3>Bestellbestätigung (Order)</h3> <p>Wird ausgelöst, sobald eine Bestellung erfolgreich abgeschlossen wurde (Status wechselt zu "pending" oder "processing"). Gruppe <strong>Order</strong>: <strong>Enabled</strong>, <strong>New Order Confirmation Email Sender</strong> (welche Absender-Identität, siehe nächstes Unterkapitel), <strong>New Order Confirmation Template</strong> (für registrierte Kunden) und ein separates <strong>New Order Confirmation Template for Guest</strong> (für Gastbestellungen, oft mit einem Hinweis zur Kontoerstellung).</p> <img loading="lazy" src="{{media url=wysiwyg/handbuch/1kapitel/order11kategorie.png}}" alt="order" /> <h3>Rechnung (Invoice)</h3> <p>Wird versendet, wenn im Backend unter <em>Sales &gt; Orders</em> eine Rechnung erstellt wird (siehe Kapitel "Rechnungen erstellen") – nicht automatisch bei jeder Bestellung, sondern erst beim tatsächlichen Fakturierungsschritt. Gruppe <strong>Invoice</strong> mit denselben drei Feldern (Sender, Template registriert, Template Gast).</p> <h3>Versandbestätigung (Shipment)</h3> <p>Wird beim Anlegen eines Lieferscheins ausgelöst (siehe Kapitel "Versand und Lieferung"), üblicherweise mit Tracking-Nummer, sofern hinterlegt. Gruppe <strong>Shipment</strong>, analoge Felder.</p> <h3>Gutschrift (Credit Memo)</h3> <p>Wird beim Anlegen einer Gutschrift versendet (siehe Kapitel "Gutschriften und Rückerstattungen"). Gruppe <strong>Credit Memo</strong>, analoge Felder.</p> <h3>Kopie an Sie selbst mitschicken</h3> <p>Jede der vier Gruppen bietet zusätzlich <strong>Send Order/Invoice/Shipment/Credit Memo Email Copy To</strong> (eine oder mehrere durch Komma getrennte interne E-Mail-Adressen) sowie <strong>Send Email Copy Method</strong> (Bcc oder separate Kopie-E-Mail). So erhält z. B. Ihr Versandteam automatisch eine Kopie jeder Bestellbestätigung, ohne das Backend im Blick behalten zu müssen.</p> <h3>Asynchroner Versand</h3> <p>Die Option <strong>Asynchronous sending</strong> (Gruppe <strong>Email Sending Options</strong> ganz oben auf der Seite) verschiebt den tatsächlichen E-Mail-Versand in einen Cronjob statt ihn synchron im selben Request wie die Bestellung auszulösen – empfehlenswert bei einem langsamen oder gelegentlich nicht erreichbaren Mail-Server, damit ein E-Mail-Timeout niemals eine erfolgreiche Bestellung im Checkout blockiert.</p></div>

<div class="prose prose-hyva max-w-none"><p>Wo Absendername und -adresse für jede E-Mail-Identität hinterlegt werden, und warum der tatsächliche Versand von Ihrer Serverkonfiguration abhängt.</p><p>Magento trennt strikt zwischen der <strong>Absender-Identität</strong> (Name + E-Mail, die im "Von"-Feld erscheint) und dem technischen Versandweg der E-Mail.</p> <h3>Store Email Addresses</h3> <p>Unter <em>Stores &gt; Configuration &gt; General &gt; Store Email Addresses</em> pflegen Sie bis zu fünf benannte Identitäten: <strong>General Contact</strong>, <strong>Sales Representative</strong>, <strong>Customer Support</strong>, sowie zwei frei benennbare <strong>Custom Email 2</strong> und <strong>Custom Email 3</strong>. Jede besteht aus einem Namensfeld und einem E-Mail-Adressfeld.</p> <img loading="lazy" src="{{media url=wysiwyg/handbuch/1kapitel/storeemail11kategorie.png}}" alt="store" /> <h3>Identitäten den E-Mail-Typen zuordnen</h3> <p>In den jeweiligen Konfigurationsbereichen (Sales Emails, Customer Configuration, Newsletter) wählen Sie über ein Dropdown, welche dieser fünf Identitäten als Absender für den jeweiligen E-Mail-Typ verwendet wird – z. B. "Sales Representative" für Bestellbestätigungen, "Customer Support" für Passwort-Reset-E-Mails. So können Kunden am Absendernamen sofort erkennen, worum es in der E-Mail geht, ohne den Betreff lesen zu müssen.</p> <h3>Store-View-Skalierung</h3> <p>Alle fünf Identitäten sind pro Store View konfigurierbar – ein zweisprachiger Shop kann im deutschen Store "Kundenservice" und im englischen Store "Customer Support" mit jeweils passender Absenderadresse hinterlegen, ohne separate Vorlagen pflegen zu müssen.</p> <h3>Technischer Versand: Absenderadresse ist nicht gleich Zustellbarkeit</h3> <p>Wichtig zu verstehen: Diese Konfiguration bestimmt nur, was im "Von"-Feld der E-Mail steht – nicht, ob die E-Mail tatsächlich zugestellt wird. Magento selbst betreibt keinen eigenen Mailserver, sondern übergibt E-Mails an die vom Hosting-/Server-Betreiber konfigurierte PHP-<code>mail()</code>-Funktion oder einen konfigurierten SMTP-Transport. Damit Empfänger-Mailserver (Gmail, GMX, Outlook) die E-Mail nicht als Spam einstufen, muss die tatsächlich versendende Domain über gültige <strong>SPF</strong>- und idealerweise <strong>DKIM</strong>-Einträge verfügen – eine reine Absenderadress-Änderung im Backend ohne passende DNS-Einträge kann dazu führen, dass E-Mails zwar "versendet", aber nie zugestellt werden. Bei anhaltenden Zustellproblemen lohnt sich der Umstieg auf einen dedizierten Transaktions-E-Mail-Dienst statt des Server-eigenen Mailversands.</p></div>